יצירת תבנית לשליחה חוזרת
יכולת התבניות במערכת מספקת מענה לתהליכים הסובבים מסמך חוזר, כגון: הצעות מחיר, תנאיי העסקה, הסכמי מתן שירות, מסמך ספירת מלאי ועוד. זאת ע"י בניית תבנית סביב שלד המסמך, מיקום שדות והפעלת הגדרות אשר מאפשרות דינמיות מבחינת פרטי המילוי המופיעים במסמך – ובכך לבצע את פעולת הקמת המסמך (מיקום כלל השדות והגדרתם) פעם אחת בלבד!
בחלקו הראשון של מאמר זה נסביר ונבין כיצד ניתן להקים תבנית במערכת. בחלקו השני של המאמר, יופיעו קישורים אל מאמרים נוספים באתר העזרה, אשר מרחיבים את הידע סביב האפשרויות השונות הקיימות בתבניות.
הקמת תבנית חדשה
בעת הקמת תבנית חדשה במערכת, תחילה עלינו לבחור האם מדובר בתבנית אשר תתבסס על קובץ המסופק על ידכם, או בתבנית מערכת. תבנית מערכת הינה תבנית שנבנתה מראש סביב טפסים הנפוצים בענפי מקצוע שונים בארץ, ע"י המומחים של EasyDo.
הקמת תבנית מקובץ חדש
- לצורך הקמה של תבנית חדשה מקובץ חדש יש לבצע את הפעולות הבאות –
- לחץ/י על תבניות בתפריט הניווט הראשי, גש/י אל אזור טפסים בתת-התפריט שנפתח
- בתצוגת קוביות – לחץ/י על קוביית יצירת חדש המופיעה ראשונה בתצוגה זו, או על כפתור צור חדש המופיע בפינה עליונה
בתצוגת רשימה – לחץ/י על כפתור יצירת חדש המופיע בפינה עליונה
- בחלון שייפתח, בחר/י באפשרות צור תבנית חדשה
- במסך הבא, הזין/י שם לתבנית ובאמצעות חלון הבחירה, ניתן ללחוץ לבחירת מסמך באמצעות סייר הקבצים במכשירכם, או לגרור את הקובץ הרצוי ישירות אל חלון הבחירה. ניתן לאחר בחירת הקובץ הראשון, לבצע בחירה של קובץ נוסף כך שהתבנית תכיל את שני הקבצים יחד – זאת באמצעות לחיצה נוספת על חלון הבחירה לצורך פתיחה נוספת של סייר הקבצים. להמשך יש ללחוץ על כפתור הבא המופיע בפינה עליונה של המסך
- שימו לב – תבנית אשר הועלו אליה מספר קבצים לצורך בנייתה, מאחדת את כלל הקבצים לקובץ אחד בלבד לאחר סיום הבחירה ובנייתה, ולא ניתן לבצע הפרדה בין הקבצים לאחר מכן
- כעת, נגיע אל מסך עורך PDF, בו יופיעו עבורנו השדות האפשריים לשימוש בצד המסך.
יש למקם את השדות המתאימים במקומות הרצויים ולהגדיר את השדות בהתאם לצורך. ניתן ללמוד יותר על השדות במאמרים הבאים –
שדות למילוי
עורך מסמך – שדות צהובים - שמירת התבנית נעשית באופן אוטומטי לאחר ביצוע שינוי כלשהו בתבנית, כאשר לאחר השמירה מתקבל חיווי אוטומטי של וי ירוק המופיע בפינה עליונה של המסך לצד כפתור שתף
הקמת תבנית מערכת חדשה
לצורך הקמת תבנית מערכת, אשר נבנתה מראש ע"י המומחים של EasyDo ,יש לבצע את הפעולות הבאות –
- לחץ/י על תבניות בתפריט הניווט הראשי, גש/י אל אזור טפסים בתת-התפריט שנפתח
- בתצוגת קוביות – לחץ/י על קוביית יצירת חדש המופיעה ראשונה בתצוגה זו, או על כפתור צור חדש המופיע בפינה עליונה
בתצוגת רשימה – לחץ/י על כפתור יצירת חדש המופיע בפינה עליונה - בחלון שייפתח, בחר/י באפשרות בחר תבנית מוכנה
- לאחר הבחירה, יפתח ממשק בחירת המסמך בו יופיעו רשימת תבניות המערכת ונבחר אחת מהן ע"י לחיצה. ניתן לסנן את הטפסים לפי ענפי מקצוע ברשימה בצד ימין או לבצע חיפוש על פי מילות מפתח בשורת החיפוש.
- לאחר בחירת התבנית הרצויה, במסך הבא תוצג לנו התבנית עם כל השדות שהוגדרו סביב המסמך לצורך בחינה יותר מעמיקה
לבחירה סופית של התבנית ושמירתה, לחץ/י על כפתור השתמש בתבנית בפינה עליונה של המסך
ניתן לחזור אל רשימת התבניות מהשלב הקודם באמצעות אייקון החץ האפור הנמצא בפינה העליונה של המסך, בצידו הנגדי של כפתור השתמש בתבנית