הוספת הנמענים והגדרת הנמען הראשי:

• באמצעות כפתור הוסף נמען המופיע בתחתית החלון, יש להוסיף שורות נמענים בהתאם למספר הנמענים שאמורים לקחת חלק בתהליך.

• הנמען הראשי: הנמען הראשון שמופיע מוגדר אוטומטית כנמען הראשי. ניתן לשנות זאת על ידי איתור ולחיצה על כפתור שנה פרופיל המופיע בתחתית החלון להגדרת מספר הנמענים. לאחר לחיצה על כפתור זה, המערכת תתריע כי ישנם 2 אפשרויות לבחירה:

  • השארת הנמען הראשי במקום שהוגדר כברירת מחדל במערכת.

  • הגדרת נמען ראשי מתוך רשימת הפרופילים הקיימים במערכת במעמד שליחת התהליך.

• במידה ונבחר להשאיר את הנמען הראשי במקום ברירת המחדל, יישאר סימון של נמען ראשי באחת משורות הנמענים, אך גם ניתן לשנות את מיקומו בסדר החתימה במידה וצריך על ידי לחיצה וגרירה של אייקון שלוש הפסים האפורים (הנמצא מימין לכל שורת נמען) כדי לקבוע מי מהנמענים יהיה הראשי.
• במידה וישנם נמענים קבועים אשר הולכים לקחת חלק בכל פעם שהתהליך יתחיל מתבנית זו, ניתן להשתמש בשדה נמען ברירת מחדל ולבחור את הפרופיל שלהם מהמערכת. באופן זה, נגדיר מראש את הנמען במיקום ובסדר הרלוונטי עבורו – כך שלא נצטרך להגדיר אותו שוב ושוב בשלב הגדרת הנמענים במעמד שליחת התהליך, בכל פעם שהתהליך ישלח.

בחירת סדר החתימה (שלב קריטי):

• בפינה העליונה של חלון תפקידי תבניות, קיימת תיבת סימון בשם הפעל סדר החתמה.

• אפשרות א': "מקביל" (שליחה בו-זמנית) – אפשרות זו מתקיימת באופן אוטומטי במידה והוגדרו יותר מנמען אחד לתהליך וכל עוד תיבת הסימון הפעל סדר החתמה אינה מסומנת.

  • מה זה נותן לנו? כל הנמענים יקבלו את המסמך באותו הזמן ויוכלו לחתום עליו במקביל.

  • מתאים למצבים בהם סדר החתימות אינו משנה.

• אפשרות ב': "טור" (שליחה סדרתית / סבב חתימות) – במידה ותיבת הסימון הפעל סדר החתמה סומנה, סדר ההחתמה יהיה טורי ולצד כל שורת נמען יופיע מספר המעיד על מספר התור שלו במהלך המילוי

  • מה זה נותן לנו? יוצר תהליך היררכי. ניתן לקבוע את סדר החתימה על ידי שינוי המספר המופיע לצד כל נמען.

  • מתאים לתהליכי אישור, כמו בקשת חופשה שעוברת מהעובד למנהל.

• שילוב סדר טורי ומקבילי (יכולת מתקדמת) – מתאפשר לאחר סימון הפעל סדר החתמה.

  • לאחר הפעלת סבב טורי והצגת המספרים לצד שורת הנמענים, ניתן לשנות ולתת מספר זהה לשני נמענים או יותר.

  • המשמעות: כל הנמענים בעלי אותו מספר בסדר הטורי יקבלו את המסמך במקביל אחד לשני. התהליך ימשיך לנמענים עם המספר הבא בסדר רק לאחר שכל הנמענים מהשלב הקודם סיימו את חלקם.

• לאחר הוספת שורות נמענים כמספר הנמענים אשר יקחו חלק בתהליך בעת שליחתו, חובה לרשום תיאור של זהות הנמען תחת השדות משבצת נמען הקיימת עבור כל שורת נמען. תיאור הזהות יסייע במעמד השליחה להגדיר את הנמענים הנכונים במקומות ובסדר הנכון בשורות הנמענים שהוגדרו. ללא מתן תיאור נכון, יכול להיווצר מצב שבו אנו מגדירים את הנמען הלא נכון במיקום הלא נכון ובכך גורמים למצב שבו הוא נדרש למלא שדות אשר לא היו מיועדים אליו – בהתאם לשיוך שדות שנעשה.