הוספת מנהל מערכת
מדריך זה יסביר כיצד להוסיף משתמש מנהל חדש למערכת, וכיצד להגדיר את הרשאותיו באמצעות אשף יצירת המנהל.
במערכת קיימים שני סוגי משתמשים עיקריים:
מנהל מערכת (משתמש על): חשוף לכל המידע והפעולות במערכת ואינו ניתן למידור (הגבלת גישה).
מנהל רגיל: ניתן לשייך לו "קבוצת הרשאות" ולהגדיר עבורו מידור (הרשאות צפייה), ובכך להגביל את הגישה שלו למידע ספציפי (לפי מחלקות, סניפים וכו').
הוספת מנהל ללא תהליך קליטה
ישנה אפשרות להקים מנהל חדש במערכת ללא צורך בקיום שלבי הקליטה אותם עוברים "עובדים" במערכת. זאת לצורך הקלה בתהליך הכניסה והשימוש במערכת עבור המנהל.
הקמת מנהל חדש
על מנת לבצע הוספה של מנהל מערכת חדש יש לבצע את הפעולות הבאות:
יש לגשת לאזור "הגדרות" (7) בתפריט הראשי.
בתפריט המשנה, יש להיכנס ל"משתמשים" (7.2).
במסך המשתמשים, יש ללחוץ על הכפתור הכחול "+ הוסף משתמש" בפינה השמאלית העליונה.
פעולה זו תפתח חלון קופץ (אשף) בשם "צור מנהל חדש", המחולק לשני שלבים המוצגים בצד ימין: "פרטים" ו"הקצה הרשאות תפקיד".
ניתן לבצע חיפוש של פרופיל אשר קיים כבר במערכת, ע"י הזנת מספר הטלפון בשדה הנייד או כתובת הדוא"ל בשדה הדוא"ל ולבחור את הפרופיל הרצוי מהרשימה המוצעת – שם פרטי ומשפחה יושלמו בהתאם לפרטים תחת הפרופיל הקיים
הגדרת פרטי מנהל חדש
פרטי המנהל אותם יש להגדיר הם:
בשלב זה, יש למלא את הפרטים האישיים של המנהל החדש:
שם מלא
כתובת דוא"ל
מספר טלפון
שיוך למחלקה (חשוב): בשלב זה יש לשייך את המנהל למחלקה ארגונית. מדוע זה חשוב? שיוך זה מאפשר למנהלים אחרים (שבהרשאות שלהם מוגדרת גישה למחלקה זו) לצפות בתהליכים ובמסמכים שהמנהל החדש שולח.
בסיום מילוי הפרטים, יש ללחוץ על כפתור ההמשך (לרוב "הבא") כדי לעבור לשלב הבא.
הגדרת מידור מנהל חדש
בשלב זה מגדירים את סוג המנהל ואת היקף הגישה שלו למידע במערכת.
1. הגדרות תפקיד בסיסיות:
סוג משתמש: יש לבחור מהרשימה בין "מנהל" (רגיל) לבין "מנהל מערכת" (משתמש על).
קבוצת הרשאות: במידה ובחרתם "מנהל" רגיל, יש לבחור עבורו קבוצת הרשאות מוגדרת מראש (לדוגמה: "Admin" או "מנהל משאבי אנוש"). קבוצה זו קובעת את הפעולות שיוכל לבצע.
2. הגדרות מידור (הרשאות מותאמות אישית): זהו האזור שבו מגבילים את הגישה של המנהל למידע ספציפי, לפי מחלקות או סניפים. (אפשרות זו עשויה להיות זמינה בהתאם ל"קבוצת ההרשאות" שנבחרה).
ההגדרות כוללות:
גישה למסמכים: הגדרת גישה למסמכים ותבניות ברמת המחלקה.
גישה לעובדים/מנהלים: הגדרת גישה לעובדים ברמת מחלקה או סניף, וקביעת היקף הגישה (למשל, צפייה במסמכים נכנסים ויוצאים של הסניף).
גישה לאנשי קשר: בחירת המחלקות שאנשי הקשר שלהן יהיו זמינים למנהל זה.
סיום ושליחת הזמנה
לאחר הגדרת כל ההרשאות, יש ללחוץ על הכפתור הכחול "שמירה" בתחתית החלון.
עם סיום הפעולה, המערכת שולחת באופן אוטומטי התראה (הזמנה) לאמצעי התקשורת של המנהל החדש (לכתובת הדוא"ל האלקטרוני או ב-SMS).
על המנהל החדש לפתוח את הקישור בהזמנה כדי להשלים את תהליך ההרשמה שלו למערכת.
לאחר ההרשמה, הוא יוכל להתחבר ולהתחיל להשתמש במערכת בהתאם להרשאות שהוגדרו לו.
שינוי עובד למנהל
על מנת לשנות עובד קיים למנהל יש לבצע את הפעולות הבאות:
- היכנס\י לפרופיל העובד הנדרש באמצעות לחיצה על השם שלו במסך ניהול עובדים
- בתפריט הניווט האמצעי לחץ\י על האפשרות 'הרשאות'
- יש לשים לב כי אנו נמצאים תחת לשונית 'הרשאות' גם כן
- תחת ההגדרה 'סוג משתמש' יש לבחור באפשרות 'מנהל'
- לאחר מכן יש לבחור את קבוצת ההרשאה עבור המנהל (ניתן לקרוא על כך עוד במאמר קבוצות הרשאה
- יש להגדיר את מידור המנהל בצפייה בהתאם להסברים הקיימים מעלה.
- לסיום, לחץ\י על הכפתור 'שמירה' בחלק השמאלי התחתון של המסך
