קבוצות הרשאה
מאמר זה יסביר כיצד והיכן ניתן להקים ולהגדיר קבוצות הרשאה למשתמשי מנהל במערכת. קבוצות הרשאה משפיעות על מנהלים בלבד, כאשר משתמשי על אינם ניתנים להגבלה על פי קבוצת הרשאה.
קבוצת הרשאה תגדיר עבור המנהל, איזה מסכים ואיזה פעולות הוא יוכל לבצע ולראות במערכת – כאשר הגבלת צפייה בנתונים מסוימים בתוך אותם מסכים, נעשית ע"י מידור צפייה
ניתן לקרוא על כך עוד במאמר – מידור והרשאות
בכל מערכת, ישנה תמיד קבוצת הרשאות אחת כברירת מחדל הנקראת Admin.
שיוך מנהל אל קבוצת הרשאה נעשה בעת הגדרת מנהל חדש או בעת עריכת ההרשאות שלו.
הקמת קבוצת הרשאות חדשה
על מנת להקים קבוצת הרשאות חדשה יש לבצע את השלבים הבאים –
- יש לגשת אל מסך הגדרות בתפריט הראשי המופיע בצד המסך.
- לאחר מכן, יש לבחור באפשרות משתמשים.
- יש לעבור אל אזור קבוצת הרשאות
- לחיצה על כפתור קבוצה חדשה למעבר למסך היצירה
- מתן שם לקבוצה הינו חובה!
- בחירת כלל ההרשאות הרצויות לקבוצה אותה אנו מעוניינים להקים באזור בו אנו נמצאים
- יש לבצע שמירה בסיום כל הגדרת אזור בעריכת קבוצת ההרשאה, באמצעות כפתור "שמירה" המופיע בפינה התחתונה של המסך
- לחץ\י על האזור הבא בתפריט המוצג בצד המסך על מנת לעבור לאזור הבא בו מופיעות הגדרות נוספות אותם ניתן להפעיל בעבור קבוצת ההרשאה
הגדרות בקבוצת הרשאות
בחלק זה, נרחיב עבור כל שורת הגדרה מה משמעותה ועל מה היא משפיעה.
מסמכים
כאשר הגדרה זו דולקת, מנהל יוכל לבצע פעולה של שליחת מסמך מזדמן מתוך המערכת. בנוסף, תתאפשר גישה למסך טיוטות.
כאשר הגדרה זו דולקת, למנהל תתאפשר גישה למסך מסמכים הראשי. (נדגיש, כי בשלב זה לא מדובר על איזה מידע מוצג במסך, אלא רק על גישה למסך)
הדלקת הגדרה זו תאפשר למנהלים אשר שייכים לקבוצה לבצע שליחות באמצעי התקשורת של וואטסאפ API. אפשרות זו מאפשרת שליחה של סבבי החתמה גם מול וואטסאפ בצורה אוטומטית מלאה.
שימוש ביכולת זו, מנצל מכסת הודעות וואטסאפ בחברה.
הגדרה זו מתחלקת לשלוש תת-הגדרות הנקראות עריכה, צפייה ומחיקה. ניתן לבחור להדליק רק מספר מסוים של תת-הגדרות לתבניות בהתאם לצורך.
לדוג' – עבור מנהלים אשר צריכים לבצע שליחות של תבניות בלבד, ניתן להדליק את צפייה בתבניות בלבד.
הגדרה זו תאפשר למנהל השייך לקבוצה לגשת אל אזור מבחנים בתת-התפריט תחת אזור תבניות בתפריט הראשי. הגדרה זו מתחלקת לשלוש תת-הגדרות: יצירה, עריכה וצפייה.
כאשר הגדרה זו דולקת, למנהל תהיה גישה אל מסך "מעטפות" ולכלל הפעולות האפשריות לביצוע מול מעטפות – עריכה, מחיקה והוספת מעטפות חדשות.
כאשר הגדרה זו דולקת, למנהל תהיה גישה אל מסך "אנשי קשר" ולכלל הפעולות האפשריות לביצוע במסך זה. כניסה לכרטיס איש קשר, יצירת איש קשר, ייבוא אנשי קשר ומחיקת אנשי קשר.
כאשר הגדרה זו דולקת, מנהל אשר נכנס אל כרטיס איש קשר, גם יוכל להכנס למסך "מסמכים" הפנימי של איש הקשר בשביל לצפות במסמכים המשוייכים לאיש קשר זה.
כאשר הגדרה זו דולקת, מנהל אשר נכנס אל כרטיס איש קשר, גם יוכל להכנס למסך "קבצים" הפנימי של איש הקשר בשביל לצפות בקבצים המשוייכים לאיש קשר זה.
מנהלים אשר שייכים לקבוצה בה הגדרה זו דולקת, יוכלו לבצע ניהול הצפנה על תבניות מסמכים.
חברה
כאשר הגדרה זו דולקת, למנהל תהיה גישה אל מסך "הגדרות". באמצעות גישה זו אפשר לבצע שינויים בהגדרות החברה השונות תחת כל האזורים למעט אזור "מנהלים" ו-"חבילת שימוש".
הגדרה זו תאפשר למנהל לגשת אל מסכי הגדרת שדות פרופיל נוספים, של עובדים ושל אנשי קשר. במסכים אלו ניתן לבצע פעולות של הוספת שדות, מחיקת שדות ושינוי שדות מותאמים.
ניהול עובדים
מתן הרשאה זו תאפשר למשתמש לגשת אל עמוד "משימות" תחת "ניהול עובדים". במסך זה ניתן לייצר משימות חדשות ולצפות במשימות המשויכות למנהל.
מתן הרשאה זו תאפשר למשתמש לגשת אל עמודי ה"צ'קליסטים" תחת "ניהול עובדים". במסכים אלו ניתן לייצר צ'קליסטים חדשים באמצעות משימות הקיימות במערכת ולעקוב אחר צ'קליסטים פעילים מול עובדים.
הגדרה זו תאפשר למנהל לגשת אל מסך "הגדרות תפקיד" תחת כרטיס העובד ומחולקת לשתיים: האפשרות לצפייה בלבד והאפשרות לביצוע עריכה.
הגדרת הרשאה זו מחולקת לשתיים, כאשר האפשרות של צפייה תאפשר למנהל הזנה ושינוי מחלקות בפרופילים.
אפשרות העריכה מתירה למנהל גם לבצע הקמה ומחיקה של מחלקות.
הגדרת הרשאה זו מחולקת לשתיים, כאשר האפשרות של צפייה תאפשר למנהל הזנה ושינוי סניפים בפרופילים.
אפשרות העריכה מתירה למנהל גם לבצע הקמה ומחיקה של סניפים.
הרשאה זו תאפשר למנהלים צפייה ועריכת מסכי הקליטה אותם עובדים נדרשים לעבור בעת רישום למערכת תחת אזור "קליטת עובדים" כאשר נכנסים ל"הגדרות". בנוסף תאפשר יצירת קישור קליטה פומבי עם מעטפה מובנית.
מתן הרשאה זו למנהל תאפשר לו לצפות ברשימת העובדים תחת מסך "עובדים" ולצרף עובדים חדשים למערכת באמצעות כפתור "הוסף עובד". הרשאה זו אינה מאפשרת שינוי המידע הקיים תחת העובדים או כניסה אל כרטיס העובד.
הגדרה זו תאפשר כניסה אל פרופילי העובדים המופיעים ברשימת ה"עובדים" במערכת. הגישה תתאפשר בהתאם למידור הניתן למשתמש.
מתן הרשאה זו תאפשר למנהל גישה אל מסך "מסמכים" בתוך פרופילי העובדים.
מתן הרשאה זו תאפשר למנהל גישה אל מסך "קבצים" הנמצא תחת פרופיל העובד.
מתן הרשאה זו תאפשר למנהל גישה אל מסך "הודעות" הנמצא תחת פרופיל העובד.
מתן הרשאה זו תאפשר למנהל גישה אל מסך "מידע פיננסי" תחת פרופיל העובד. במסך זה מופיעים פרטי הבנק והפנסיה של העובד.
מתן הרשאה זו תאפשר למנהל גישה אל מסך ה"ציוד" אשר נמצא תחת פרופיל העובד. במסך זה ניתן לבצע פעולות הקשורות לציוד של העובד.
מתן הרשאה זו למנהל תאפשר לו גישה למסך "הרשאות" תחת פרופיל העובד. במסך זה ישנם פעולות של שינוי הרשאת העובד והסוג שלו, הגדרות אבטחה נוספות עבור העובד.
מתן הרשאה זו תאפשר למנהל לגשת אל לשונית "עדכוני העסקה" תחת אזור "שכר" בפרופיל העובד, שם ניתן לבצע שינויים ועדכונים בהעסקת העובד.
מתן הרשאה זו למנהל תאפשר לו גישה ללשונית "סטטוס" תחת אזור "הרשאות" בפרופיל העובד. בנוסף תאפשר למנהל לבצע שינוי בסטטוס העובד.
מתן הרשאה זו למנהל תאפשר לו לבצע מחיקה של רשומות עובדים מהמערכת. מחיקת עובד מוחקת את כל הנתונים שלו והמסמכים אשר משוייכים אליו.
מתן הרשאה זו תאפשר למנהל לגשת אל לשונית "הגדרות תפקיד" תחת אזור "פרטים אישיים" בפרופיל העובד. בנוסף תאפשר ביצוע עריכה לפרטים המופיעים במסך זה.
מתן הרשאה זו תאפשר למנהל לגשת אל אזור דוחות וטפסי 101 לצורך צפייה וייצוא פרטי המילוי של טפסי ה-101 של העובדים במערכת.
מתן הרשאה זו תאפשר למנהל לגשת לדשבורד ייעודי ל-HR המציג נתוני עובדים מרכזיים — קליטות מול עזיבות, עדכוני שכר, דוחות חופשות, תזכורות וגישה מהירה לעובדים ולעץ הארגוני.
הגדרה זו מאפשרת לנו להגדיר לאיזה מחלקות ספציפיות אותו מנהל יוכל להקים עובדים חדשים – בכדי למנוע סיטואציות בהם הוא מקים עובד במחלקה מסוימת אליה הוא לא מקושר.
הגדרה זו תאפשר למנהל לגשת למסך תרשים ארגוני במערכת ולצפות בכלל הנתונים המוצגים בו.
הגדרה זו תאפשר למנהל לגשת אל אזור פניות עובדים במערכת ולבצע את כלל הפעולות האפשריות במסך זה.
הרשאה זו תאפשר למנהל לגשת אל אזור טפסי עובדים במערכת ולבצע באזור זה את כלל הפעולות האפשריות.
הגדרת הרשאה זו תאפשר למנהל לגשת אל מסך הערות הנמצא תחת פרופילי העובדים.
שכר
כאשר הגדרה זו דולקת, למנהל תתאפשר גישה למסך "שכר" תחת מודול "ניהול עובדים" ואל מסך "תלושי שכר" בתוך פרופילי העובדים בחברה. במסכים אלו ניתן לבצע פיזור של תלושי שכר לעובדים, מחיקה של תלוש וצפייה בתלוש.
מתן הרשאה זו למנהל תאפשר לו גישה ללשונית "פרטי העסקה" תחת אזור "שכר" בפרופיל העובד. במסך זה ניתן לצפות ולערוך את תאריכי תחילת וסיום ההעסקה של העובד בנוסף לסוג ההעסקה וסיבת הסיום.
מתן הרשאה זו תאפשר למנהל לגשת אל לשונית "הכנה לשכר" תחת אזור "שכר" ב"ניהול עובדים". במסך זה ניתן להקים דוח הכנה לשכר חדש בכל חודש עבור העובדים במערכת.
דוחות
הגדרה זו מתחלקת ל-3, עריכה צפייה ומחיקה. כאשר צפייה בלבד, תאפשר למנהל לגשת לאזור הכשרות בפרופילי עובדים ולצפות בהכשרות המשויכות להם.
עריכה תאפשר בנוסף הקמה של הכשרות חדשות במערכת.
מחיקה תאפשר בנוסף מחיקה של הכשרות אשר כבר קיימות במערכת.
כאשר הגדרה זו דולקת, תתאפשר למנהל גישה אל מסך דוח העדרויות, תחת "דוחות" במודול "ניהול עובדים"
כאשר הגדרה זו דולקת, תתאפשר למנהל גישה אל מסך דוח תנועת עובדים, תחת "דוחות" במודול "ניהול עובדים"
כאשר הגדרה זו דולקת, תתאפשר למנהל גישה אל מסך דוח התראות עזיבה/תחילת עבודה, תחת "דוחות" במודול "ניהול עובדים"
כאשר הגדרה זו דולקת, תתאפשר למנהל גישה אל מסך דוח ימי הולדת, תחת "דוחות" במודול "ניהול עובדים"
כאשר הגדרה זו דולקת, תתאפשר למנהל גישה אל מסך דוח ותק, תחת "דוחות" במודול "ניהול עובדים"
כאשר הגדרה זו דולקת, תתאפשר למנהל גישה אל מסך דוח עדכוני העסקה, תחת "דוחות" במודול "ניהול עובדים"
כאשר הגדרה זו דולקת, תתאפשר למנהל גישה אל מסך דוח ציוד, תחת "דוחות" במודול "ניהול עובדים"
כאשר הגדרה זו דולקת, תתאפשר למנהל גישה אל מסך דוח תחלופת עובדים, תחת "דוחות" במודול "ניהול עובדים"
כאשר הגדרה זו דולקת, תתאפשר למנהל גישה אל מסך דוח ילדי עובדים, תחת "דוחות" במודול "ניהול עובדים"
כאשר הגדרה זו דולקת, תתאפשר למנהל גישה אל מסך דוח פנסיה עובדים תחת אזור דוחות בתפריט הראשי ואזור עובדים בתת-התפריט.
כאשר הגדרה זו דולקת, תתאפשר למנהל גישה אל מסך דוחות מותאמים וגישה אל הדוחות הקיימים בו עם אפשרות להקמת דוח מותאם אישי חדש.
משתמשים
מנהלים להם מוגדר קבוצות הרשאה באזור זה – יוכלו בעת הקמת מנהל חדש לקבוע אחת מקבוצות אלו בלבד עבור אותו מנהל
כאשר הגדרה זו דולקת, מנהל יוכל לגשת אל אזור "מנהלים" תחת "הגדרות" גם אם אין לו גישה ל"הגדרות החברה" בקבוצת ההרשאות שלו. ממסך זה הוא יכול לבצע פעולות של מחיקת מנהל, שינוי סטטוס למנהל, הוספת מנהל ושינוי גישת צפייה של מנהל
כאשר הגדרה זו דולקת, למנהל תתאפשר גישה למסך "קבוצת הרשאות" תחת מסך "מנהלים" ב"הגדרות". במסך זה הוא יוכל ליצור קבוצת הרשאות חדשה, למחוק קבוצת הרשאות ולערוך קבוצת הרשאות קיימת
כאשר הגדרה זו דולקת, מנהלים אשר שייכים לקבוצה זו לא יוכלו לפתוח קריאת תמיכה מול מחלקת התמיכה של איזידו – אלא מול מנהל המערכת של החברה.
כאשר הגדרה זו דולקת, מנהלים אשר שייכים לקבוצה זו יוכלו לשחזר עובדים שנמחקו מהמערכת.
כאשר הגדרה זו דולקת, מנהלים אשר שייכים לקבוצה זו יוכלו לשחזר עובדים שנמחקו מהמערכת ממסך עובדים שנמחקו.
כאשר הגדרה זו דולקת, מנהלים אשר שייכים לקבוצה זו יוכלו לצפות ברשימת אנשי הקשר שנמחקו מהמערכת.
כאשר הגדרה זו דולקת, מנהלים אשר שייכים לקבוצה זו יוכלו לשחזר אנשי קשר שנמחקו מהמערכת ממסך אנשי קשר שנמחקו.
תקשורת
הגדרה זו מתחלקת ל-2: עריכה וצפייה.
כאשר מוגדרת צפייה בלבד, מנהל השייך לקבוצה זו יוכל לגשת אל מסך הודעות לעובדים במערכת ולצפות בכלל הנתונים המופיעים במסך זה.
עריכה תאפשר הקמה של הודעה חדשה ושינוי של הודעות עובדים אשר כבר נשלחו.
גיוס
הגדרה זו מחולקת ל-2: צפייה והגדרה
בעת הגדרת צפייה בלבד, למנהל השייך לקבוצה תהיה גישה למודול הגיוס ולכלל הנתונים המופיעים בו ויוכל לבצע את כלל הפעולות הניתנות לביצוע במודול זה.
במידה וגם הגדרה דולקת, למנהל יתאפשר לגשת להגדרות מודול הגיוס ולבצע בהם שינויים.
היקף גישה
כאשר הגדרה זו דולקת, תפתח עבורנו אפשרות לבצע הגדרת מידור צפייה ברמת קבוצת ההרשאה וזו על מנת שלא נצטרך להגדיר הרשאות צפייה ברמה האישית לכל מנהל השייך לקבוצה זו.
במידה והגדרה זו הודלקה, אנו ממליצים לגשת אל המדריך למידור הרשאות צפייה.