הקמה ועריכה של קבוצות נמענים
הפיצ'ר "קבוצות נמענים" הוא כלי ארגוני חכם, המאפשר לאגד מספר אנשי קשר או פרופילים תחת "שם קבוצה" אחד. השימוש בקבוצות חוסך זמן יקר, מונע טעויות הקלדה ומאפשר ליצור תהליכי חתימה גמישים ומתקדמים בארגון.
מדריך זה יסביר כיצד להקים, לנהל ולערוך את הקבוצות הללו במערכת.
מתי נשתמש בקבוצת נמענים?
לפני שנצלול להגדרות הטכניות, חשוב להבין את שני המצבים העיקריים בהם הכלי הזה משדרג את העבודה:
1. מודל "כל הקודם זוכה" (מאגר חותמים)
מתאים למצבים בהם יש צוות שלם שיכול לטפל במשימה (כגון "מורשי חתימה", "מוקד תפעול", "מזכירות"), אך נדרשת חתימה של נציג אחד בלבד.
איך זה עובד: המערכת שולחת את המסמך לכל חברי הקבוצה במקביל. הראשון שנכנס וחותם – "תופס" את המשימה, והמסמך מסומן כחתום עבור כל הקבוצה.
2. מודל "בחירה מרשימה סגורה" (בשילוב נמען גמיש)
מתאים למצבים בהם אתם רוצים שיוזם התהליך (למשל, עובד שממלא טופס) יבחר בעצמו למי להעביר את המסמך, אך אתם רוצים להגביל את הבחירה שלו.
איך זה עובד: בסיום המילוי, תיפתח בפני המשתמש רשימה נגללת המכילה רק את חברי הקבוצה שהגדרתם, והוא יבחר מתוכה את הגורם הרלוונטי להמשך.
גישה למסך ניהול הקבוצות
כדי להתחיל לעבוד עם קבוצות, יש לגשת להגדרות המערכת:
בתפריט הראשי (צד ימין), לחצו על "הגדרות".
בתפריט שנפתח תחתיו, בחרו באפשרות "החתמת מסמכים".
בחלק העליון של המסך, עברו ללשונית "קבוצות נמענים".
איך מקימים קבוצה חדשה?
במסך הניהול, בצעו את הפעולות הבאות:
יצירת הקבוצה: לחצו על כפתור "הוסף קבוצה" (או אייקון הפלוס).
מתן שם: בחלונית שנפתחה, בשדה "שם קבוצה", העניקו לקבוצה שם ברור ומזהה (למשל: "הנהלה בכירה", "צוות מכירות מרכז").
הוספת חברים: בשדה "נמענים", התחילו להקליד שמות של פרופילים קיימים במערכת. בחרו את האנשים שברצונכם לשייך לקבוצה זו.
שמירה: לחצו על "שמירה" לאישור.
איך עורכים קבוצה קיימת?
הצוות השתנה? עובד חדש הצטרף או עזב? ניתן לעדכן את הקבוצה בקלות מבלי להקים אותה מחדש.
במסך "קבוצות נמענים", אתרו את הקבוצה הרצויה ברשימה.
כניסה לעריכה: לחצו ישירות על שם הקבוצה (לחיצה על השם פותחת את העריכה).
ביצוע שינויים:
להסרה: לחצו על ה-X ליד שמו של נמען קיים בשדה "נמענים".
להוספה: הקלידו ובחרו שם של נמען חדש באותו השדה.
שמירה: לחצו על "שמירה" לעדכון.
שימו לב: כל שינוי שתבצעו בקבוצה יחול אוטומטית על כל התבניות והתהליכים העתידיים שמשתמשים בקבוצה זו.
סיכום: איך משתמשים בקבוצה בפועל?
לאחר שהקבוצה הוקמה, השימוש בה פשוט מאוד:
בכל מקום במערכת שבו אתם נדרשים להגדיר נמען (בין אם בבניית "תבנית" ובין אם ב"שלח מסמך"), במקום להקליד שם של אדם בודד – הקלידו את שם הקבוצה ובחרו אותה.
המערכת תדע לזהות שמדובר בקבוצה ותפעיל את הלוגיקה המתאימה (שליחה לכולם במקביל או הצגה כרשימת בחירה), בהתאם להגדרות התהליך שלכם.