יצירת סבב החתמה במסמך מזדמן
סבב החתמה הינו תהליך המפיק בסיום מסמך בודד, אותו ממלאים ו/או חותמים יותר מנמען אחד, כך שבסיום יופיעו מספר חתימות על גבי המסמך כמספר הנמענים המוגדרים בתהליך להם גם הוגדר שדה למילוי ו/או חתימה.
מדריך זה יסביר כיצד להגדיר סבב החתמה הכולל מספר נמענים. ישנן מספר הגדרות בתהליך זה אשר יאפשרו לך להתאים את תהליך ההחתמה על מנת שיבוצע כמצופה.
התחלת שליחה ובחירת קובץ
על מנת לשלוח מסמך למספר נמענים יש לבצע את הפעולות הבאות:
- התחבר\י למערכת עם המשתמש שלך
- בתפריט הניווט בצד ימין לחץ\י על הכפתור שלח מסמך
- במסך הבא, בחר\י את הקובץ אותו ברצונך לשלוח
- לחץ\י על הכפתור הבא בחלק השמאלי התחתון של המסך
- לאחר סיום העלאת הקובץ יופיע עמוד הגדרת הנמענים
הגדרת נמענים
בעמוד הגדרת הנמענים ניתן להוסיף נמענים נוספים ולשנות את סדר מילוי המסמך.
- על מנת להוסיף נמען למסמך לחץ\י על הכפתור הוספת נמען
- ניתן לשנות את מיקומו של הנמען הראשי על ידי גרירת הפסים האפורים המופיעים לצד כל שם נמען.
- לאחר שהוגדרו כלל הנמענים יש ללחוץ על הכפתור הבא בפינה התחתונה של המסך
לצורך הגדרת אופי סבב החתימה בין טורי לבין מקבילי, יש לסמן או להוריד את הסימון מתיבת הסימון הנקראת הפעל סדר חתימה המופיעה בפינה מעל שורת הנמען הראשון. ברירת המחדל במערכת היא של תיבה מסומנת, אשר מגדירה סבב החתמה טורי.
סדר החתמה טורי – בסבב מסוג זה, כל נמען חותם בתורו והמסמך מגיע לסיומו רק בעת סיום המילוי של הנמען שהוגדר אחרון בתהליך. מבלי שנמען בסבב יחתום/ימלא את המסמך בעת הגעת תורו, התהליך ייעצר ולא ניתן יהיה לאפשר לחותמים הבאים לבצע מילוי.
סדר החתמה מקביל – בסדר החתמה זה כלל הנמענים אשר הוגדרו מקבלים קישור למילוי המסמך בעת ובעונה אחת ומייד לאחר היווצרות התהליך. בסבב מסוג זה, אין תלות בין הנמענים וכל אחד יכול למלא בזמנו החופשי.
סבב החתמה משולב מקבילי-טורי
בסיטואציות מסוימות במערכת, נרצה להקים תהליך של 3 נמענים או יותר, כאשר נרצה לקיים יחס מקבילי בין חלק מהנמענים ויחס טורי בין חלק מהנמענים. לדוג', מסמך צ'קליסט אותו אמורים למלא 3 עובדים שונים ולבסוף לקבל אישור על ידי מנהל הפרוייקט.
ניתן להגדיר כי יחס המילוי בין 3 העובדים הוא מקבילי, כך שהמילוי חלק של כל אחד מהם לא יהיה תלוי בסיום המילוי של הנמען הקודם. ולצד זאת להגדיר את המנהל פרוייקט, ביחס שהוא טורי אל מול העובדים עצמם. כך מנהל הפרוייקט יקבל את המסמך למילוי, רק כאשר 3 העובדים סיימו את חלקם.
הגדרת סבב מקבילי-טורי
לצורך הגדרת סבב החתמה למקבילי-טורי, עלינו לשנות את מספר מיקום התור של הנמענים בהתאם לצורך שלנו, כאשר שינוי מספר התור שלהם נעשה על ידי לחיצה על החיצים מעלה/מטה, המופיעים מתחת ומעל המספר המייצג את מיקום תור הנמען.
שיוך שדות לנמענים
בעמוד הגדרת המסמך יש למקם את השדות הנדרשים למילוי ולשייך אותם לנמענים הנכונים.
ניתן לשייך שדות לאחר מיקומם על גבי המסמך באופן הבא –
- לאחר מיקום השדה יש לבחור לאילו מהנמענים רלוונטי השדה, כברירת מחדל כל השדות יוצגו לנמען הראשון וימולאו על ידיו
- ניתן להחליף את הנמען אליו מיועד השדה באמצעות לחיצה על השדה ובחירת הנמען מהרשימה – כפי שמתואר באנימציה מטה
- לאחר סיום הגדרת השדות יש ללחוץ על הכפתור 'הבא' בחלק השמאלי התחתון של המסך
לחילופין, ניתן להגדיר מראש באמצעות שדה הרשימה המציג את רשימת הנמענים שהוגדרו לתהליך, אשר נמצא מעל רשימת השדות בצד המסך – מיהו הנמען עבורו אנו כעת מגדירים שדות. כאשר לאחר בחירת נמען מהרשימה, כל שדה בסיסי אשר יוקם כעת על המסמך – ישוייך כבר אל אותו נמען שנבחר.
מסך סיכום
לאחר שלב הגדרת השדות לנמענים השונים על גבי המסמך ולחיצה על כפתור הבא נגיע אל מסך סיכום השליחה.
במסך זה ניתן להגדיר הגדרות אחרונות ולשנות את שם המסמך אותו אנו שולחים.
במידה ובחרנו תהליך מקביל, התראה תשלח לכלל הנמענים בתהליך. במידה ומדובר בתהליך טורי, הנמענים הבאים בסבב יקבלו התראה בצורה אוטומטית לחלוטין כאשר תורם יגיע.