מחולל הטפסים
שימו לב: מחולל הטפסים נמצא כעת בגרסת בטא (Beta). המשמעות היא שהפיצ'ר נמצא בתהליכי פיתוח ושיפור מתמידים. חלק מהיכולות עשויות להשתנות, ונשמח לקבל מכם משוב כדי שנוכל להמשיך ולשפר את חוויית השימוש.
מהו מחולל הטפסים?
מחולל הטפסים הוא כלי עוצמתי ליצירת תבניות ב-EasyDo, המאפשר למנהלים ולמנהלי מערכת לבנות מסמכים מובנים ודינמיים לחלוטין מאפס — מבלי להעלות קובץ PDF או Word חיצוני. במקום לעבוד "סביב" עימוד קבוע של מסמך שהועלה, מחולל הטפסים מאפשר לכם לבנות את תוכן המסמך, המבנה שלו ושדות המילוי יחד, בתוך עורך אחד.
גישה זו בעלת ערך רב במיוחד כאשר תוכן ה-PDF הסופי צריך להשתנות בין שליחה לשליחה — למשל, כאשר תשובות שונות של הנמענים אמורות לגרום לסעיפים מסוימים להופיע או להיעלם, או כאשר אורך הטקסט שהוקלד קובע את פריסת העמוד כולו.
היתרון המרכזי של מחולל הטפסים על פני תבנית רגילה טמון בגמישות הזו: בתבנית רגילה (המבוססת על PDF), כל הטקסט והעימוד מוטמעים ("מושטחים") בתוך הקובץ שהועלה. כל שינוי בתוכן — ניסוח של סעיף, כותרת של חלק, או פסקה — דורש חזרה לקובץ ה-PDF המקורי, עריכה שלו והעלאתו מחדש לתבנית. באמצעות מחולל הטפסים, כל התוכן חי בתוך העורך של EasyDo וניתן לעדכון מיידי בכל עת, ללא צורך בקובץ חיצוני.
ממשק העורך
העורך מורכב משלושה חלקים עיקריים: לשוניות הניווט העליונות, פאנל האייקונים בסרגל הצידי הימני, והקנבס המרכזי.
לשוניות עליונות
בחלק העליון של העורך תמצאו שלוש לשוניות:
עריכת טופס: תצוגת העבודה הראשית שבה אתם בונים את תוכן הטופס ומוסיפים שדות מילוי.
תצוגה מקדימה: מציגה תצוגה לקריאה בלבד של האופן שבו הטופס ייראה עבור הנמענים.
טפסים שהתקבלו: מציגה טבלה של כל ההגשות שהתקבלו עבור תבנית זו, כולל הנתונים שהוזנו בכל שדה מילוי. ניתן לייצא נתונים אלו לאקסל.
אייקונים בסרגל הצידי הימני
הסרגל הצידי הימני מכיל שלושה אייקונים המאפשרים מעבר בין פאנלי העבודה המרכזיים של העורך:
אייקון שדות (האייקון העליון): זהו פאנל ברירת המחדל שבו תבלו את מרבית הזמן בבניית הטופס. הוא מכיל את כפתור "ניהול נמענים" ואת כל סוגי השדות הזמינים, המאורגנים בשלוש קבוצות (פירוט בהמשך).
אייקון האשף (האייקון האמצעי): משמש להגדרת חוויית "אשף דיגיטלי" עבור הנמענים, שבה הטופס מוצג כשאלון שלב-אחר-שלב במקום מסמך עמוד מלא. זהו פיצ'ר נפרד עם מאמר עזרה ייעודי משלו והוא לא יכוסה כאן.
אייקון הגדרות (האייקון התחתון): פותח את פאנל הגדרות התבנית, המכיל תתי-סעיפים עבור: הגדרות תבנית, הגדרות ייצוא, התאמת אישית של אימייל שליחה, התאמת אישית של עמוד סיום, נראות, ומילוי מראש לפני שליחה. הגדרות אלו שולטות בהתראות, הרשאות גישה, הפניות מחדש לאחר מילוי ועוד.
ניהול נמענים
בחלק העליון של פאנל השדות, כפתור ניהול נמענים פותח את חלון הנמענים, שבו תוכלו להגדיר מי יקבל וימלא את הטופס הזה.
ניתן להגדיר את סדר השליחה והחתימה כ-תור (נמענים ממלאים בזה אחר זה לפי הסדר) או מקבילי (כל הנמענים מקבלים את הטופס בו-זמנית). באפשרותכם להוסיף מספר נמענים ולהגדיר פרופיל נמען כברירת מחדל לכל אחד מהם. כמו כן, ניתן להשתמש באפשרות "שיוך לנמען ראשי" אם יש צורך בהצגת נתונים דינמית של פרופיל מן המערכת מבלי שיקח חלק פעיל במילוי הטופס.
כל נמען שתוסיפו יופיע כאפשרות לבחירה בתפריט הדרופדאון "הוסף שדות למילוי עבור" הממוקם מתחת לכפתור ניהול הנמענים. הדבר מאפשר לכם לשייך שדות מילוי ספציפיים לנמענים ספציפיים.
סוגי שדות
פאנל השדות מחולק לשלוש קבוצות:
שדות מילוי בעמוד
אלו הם השדות האינטראקטיביים שהנמענים ממלאים כאשר הם מקבלים את הטופס. כל שדה ממוקם על הקנבס על ידי גרירתו מהפאנל אל המיקום המבוקש במסמך.
קלט טקסט — שדה טקסט חופשי לתשובות פתוחות. בעת לחיצה על שדה קלט טקסט שמוקם, תוכלו להגדיר את הכותרת שלו, להוסיף תיאור, לקבוע סוג אימות (טקסט, פסקה, טקסט עם הגבלת תווים, מספרים בלבד, מספרים עם הגבלת תווים, מספר טלפון או אימייל), לקבוע האם הוא שדה חובה ולבחור את יישור הטקסט.
תאריך — שדה בחירת תאריך.
רשימה — שדה רשימה נפתחת, שימושי לשאלות אמריקאיות או לבחירה מתוך ערכים מוגדרים מראש.
תיבת סימון — תיבת סימון V להצהרות, אישור תנאים וסימון על שאלות כן/לא.
חתימה — שדה שבו הנמען יכול להטמיע את חתימתו הדיגיטלית.
קובץ — שדה המאפשר לנמען להעלות קובץ מצורף כחלק מהגשת הטופס.
שדות מידע על הנמען
שדות אלו מושכים מידע מהנמען אשר שויך למילוי שדות אלו (אשר מאופשרים למילוי כברירת מחדל – להבדיל מבתבנית רגילה), ובסיום המילוי, שומרים את המידע שנרשם תחת שדות המידע המתאמימם והקיימים תחת פרופיל הנמען שנוצר במערכת. השדות הזמינים כוללים: שם פרטי, שם משפחה, אימייל, מספר טלפון ושדה פרופיל.
שימו לב – כיבוי אפשר מילוי שדה, יגרום לשדות למשוך מידע במידה וקיים תחת פרופיל הנמען לצורך הצגתו בתהליך המילוי, אך לא יאפשר מילוי ושינוי של המידע המוצג במידה וקיים.
באזור זה קיים שדה חותמת, אשר אינו מושך פרטי נמען – אלא במקום, מציג את חותמת החברה שהוגדרה כברירת המחדל במערכת.
בלוקים של תוכן
קבוצה זו ייחודית למחולל הטפסים ואינה קיימת בתבניות PDF רגילות. בלוקים של תוכן מרכיבים את התוכן הכתוב בפועל של המסמך — הטקסט שלו, המבנה והעימוד — והם אלו שהופכים את מחולל הטפסים לדינמי באמת.
בלוק ריק — בלוק מבני ריק שיכול לשמש ליצירת מרווחים או לצרכי עיצוב ופריסה.
פסקה — בלוק תוכן של טקסט שבו אתם יכולים לכתוב ולעצב את טקסט המסמך. לבלוק הפסקה יש סרגל כלים מלא לעיצוב טקסט הכולל גודל גופן, הדגשה, נטוי, קו תחתון, קו חוצה, יישור טקסט, רשימות תבליטים ומספרים ועוד.
חשוב ביותר: בתוך בלוק פסקה, תוכלו להטמיע שדות מילוי ישירות בתוך שורת הטקסט באמצעות כפתור "שדות מילוי בעמוד" שבסרגל הכלים. הדבר מאפשר לכם להכניס שדה קלט טקסט, תאריך, רשימה ועוד, ישירות בתוך משפט או סעיף.
כאשר הנמען ממלא את השדה, הטקסט בפסקה מתרחב או מתכווץ באופן דינמי כדי להתאים לאורך התשובה — וכל טקסט שמופיע אחרי שדה המילוי באותה פסקה יזוז אוטומטית כדי לפנות מקום. המשמעות היא שאין יותר תיבות ברוחב קבוע או טקסט חופף: פריסת המסמך מתאימה את עצמה בזמן אמת עם הזנת הנתונים (מימין לשמאל כסדר הקריאה בעברית).
תמונה — בלוק להזנת תמונה לתוך המסמך.
טבלת בלוק — מכניס טבלה מובנית למסמך.
רשימת בלוק — מכניס בלוק רשימה מובנה למסמך
התניות ותוכן דינמי
אחת היכולות החזקות ביותר של מחולל הטפסים היא האפשרות להגדיר התניות (תנאים) על בלוקים. התניה קושרת את הנראות של בלוק מסוים — בין אם מדובר בפסקה, טבלה או שדה מילוי — לתשובה שניתנה בשדה מילוי קודם. אם התנאי אינו מתקיים, הבלוק פשוט לא יופיע בתהליך המילוי או בקובץ ה-PDF הסופי.
המשמעות היא שהתוכן בפועל ואורך העמודים של המסמך המופק בסופו של דבר יכולים להשתנות לחלוטין בין הגשה להגשה. נמען שיענה "כן" על שאלה מסוימת עשוי לראות סעיף או חלק נוסף, שנמען שיענה "לא" לא יראה כלל. המסמך נבנה מעצמו סביב תשובות הנמען, בשידור חי תוך כדי תהליך המילוי.
זהו הבדל יסודי מתבנית סטנדרטית, שבה כל הסעיפים וכל הטקסט תמיד נוכחים ב-PDF — והצגה או הסתרה של תוכן אינה אפשרית ללא יצירת גרסת תבנית נפרדת.
שמירת הטופס
שמירת הטופס נעשית בצורה אוטומטית לאחר 2-3 שניות ללא ביצוע פעולות נוספות של עריכה בטופס מבחינת הספה או הגדרה של שדות הקיימים כבר בטופס. במסכי ההגדרות השונים, ישנו כפתור שמירה ייעודי בתחתית המסך. לאחר שמירת הטופס מהמחולל, ניתן להתחיל ולעשות שימוש בה כמו תבנית רגילה במערכת – באמצעות תהליך "שלח מסמך" הסטנדרטי.