דוח הכנה לשכר
דוח הכנה לשכר (נמצא תחת אזור משאבי אנוש בתפריט הניווט) הוא כלי הזנת נתונים חודשי המאפשר למנהלים בעלי גישה למלא את נתוני השכר של כל עובד ולהפיק טבלת שכר ב-Excel עבור חשב\ת השכר. הכלי פועל במחזוריות חודשית, כאשר לכל חודש יש סטטוס משלו במחזור החיים של הדוח.
מחזור חיי הדוח וסטטוסים
כל חודש יכול להימצא באחד מהסטטוסים הבאים:
סטטוס | באנגלית | משמעות |
ריק | Empty | לא נוצר עדיין דוח עבור חודש זה. |
חדש | New | קיים דוח, אך הוא עדיין לא נשלח. |
נשלח | Sent | הדוח הוגש ונשלח בהצלחה. |
💡 טיפ: השתמשו בחצים ימינה/שמאלה לצד שם החודש כדי לנווט בין החודשים השונים.
יצירת דוח חדש
כאשר לא קיים דוח עבור חודש מסוים, העמוד יציג מצב ריק עם כפתור "צור דוח הכנה לשכר" — הן בחלק העליון והן במרכז העמוד.
לחיצה על הכפתור תפתח חלונית ובה טבלה של כל העובדים הפעילים. שורת העובד כוללת שדות שניתן לערוך במספר עמודות. שם העובד ותעודת הזהות שלו מוצגים אך אינם ניתנים לעריכה.
חלונית הזנת הנתונים
עמודות (שדות קלט לכל עובד)
כן
מוסתר כברירת מחדלמקש ה-Tab מעביר את המיקוד בין השדות לפי הסדר.
כל השדות המספריים תומכים בערכים עשרוניים.
כל שדות העובדים מאותחלים כ-0 כברירת מחדל.
ייבוא מידע מחודש קודם
הכפתור "ייבא מידע מחודש קודם" (בחלק העליון של החלונית) פותח תפריט משני המאפשר לבחור אילו סוגי שדות תרצו להעתיק מהחודש שעבר. כל השדות מסומנים כברירת מחדל, כולל: 100%, 125%, 150%, שעות חסרות, סה"כ שעות, שכר, שעות נוספות ודמי נסיעה. לצד כל שדה מופיעה ידית גרירה (≡) לשינוי הסדר. יש ללחוץ על "שמירה" כדי להחיל את הייבוא.
אפשרויות שמירה
בתחתית החלונית קיימים שני כפתורי פעולה:
- "שמור ללא שליחה" — שומר את הנתונים כטיוטה (סטטוס: חדש). במצב זה עדיין ניתן לערוך את הדוח. החלונית תיסגר ותצוגת הטבלה תופיע.
- "שלח הכנה לשכר" — שומר ושולח את הדוח (סטטוס: נשלח). לאחר השליחה, הכפתור הראשי ישתנה בחזרה ל-"צור" — ויידרש דוח חדש על מנת לבצע שינויים נוספים.
תצוגת טבלת הסיכום
לאחר השמירה (או כאשר קיים דוח במערכת), העמוד יציג טבלת סיכום לקריאה בלבד עם כל העובדים והערכים שלהם. העמודות המוצגות תלויות בהגדרת העמודות הנוכחית שלכם.
- לחיצה על שם העובד תעביר אתכם לעמוד פרופיל העובד המלא שלו.
- לצד שמו של כל עובד מוצג אווטאר עם ראשי התיבות של שמו.
הגדרת עמודות (אייקון ⚙)
לחיצה על אייקון גלגל השיניים (
) בחלק העליון השמאלי של כותרת הטבלה תפתח את פאנל הגדרת "עמודות". בפאנל זה תוכלו:
- להציג או להסתיר עמודות באמצעות תיבות סימון.
- לשנות את סדר העמודות על ידי גרירת ידיות ה-≡.
- לשמור את המבנה הנוכחי כתצוגת הקבע באמצעות כפתור "שמור כתצוגת ברירת מחדל".
- לבטל שינויים באמצעות כפתור "ביטול".
הערה: עמודות השעות הנוספות של 175% ו-200% מוסתרות כברירת מחדל, אך ניתן להפעילן כאן.
עדכון דוח קיים
כאשר קיים דוח בסטטוס "חדש", הכפתור בחלק העליון ישתנה ל-"עדכן הכנה לשכר". לחיצה עליו תפתח את אותה חלונית הזנת נתונים, כאשר כל הערכים שנשמרו בעבר כבר יופיעו בפנים (Pre-populated). תוכלו לערוך כל שדה ולשמור או לשלוח מחדש.
תפריט פעולות
תפריט "פעולות" (בצד שמאל למעלה) מציע שלוש אפשרויות כאשר קיים דוח במערכת:
אפשרות | באנגלית | פונקציה / תפקיד |
ייצא ל-XLSX | Export to XLSX | הורדת הדוח הנוכחי כקובץ Excel. |
ייצא לתוכנת השכר | Export to Payroll Software | ייצוא הנתונים בפורמט התואם למערכות שכר חיצוניות. |
ייבא | Import | ייבוא נתונים (למשל מקובץ או ממקור חיצוני) ישירות לתוך הדוח. |
דגשים והתנהגויות מערכת שחשוב להכיר
- הפרדה חודשית: כל חודש קלנדרי מנהל דוח עצמאי ונפרד לחלוטין.
- כולל את כל העובדים: המערכת מאכלסת באופן אוטומטי את כל העובדים הפעילים; לא ניתן להוסיף או להסיר עובדים מתוך הדוח עצמו.
- נשלח = נעול: ברגע שבוצעה פעולת "שלח", הדוח ננעל לקריאה בלבד. כדי להגיש תיקונים, יהיה צורך ליצור דוח חדש.
- שמירת הגדרות עמודה: נראות וסדר העמודות נשמרים כברירת מחדל ונשארים קבועים גם בין התחברויות שונות למערכת (Sessions).
- שדה "שכר" לעומת "שכר 100%": מדובר בשני שדות נפרדים. "שכר 100%" משמש להזנת תעריף/שכר שעתי, בעוד ששדה "שכר" מציג את סך השכר הכולל.
ניווט משורת העובד: לחיצה על שם העובד מובילה ישירות לפרופיל ה-HR המלא שלו, ולא לתצוגה ייעודית של מערכת השכר.