ייבוא ועדכון עובדים מקובץ
מדריך זה יסביר כיצד לבצע ייבוא של עובדים למערכת EasyDo מקובץ, אפשרות זו תאפשר גם עדכון של מידע עובדים קיימים ושינוי ערכים קיימים אצל עובדים אלו. מומלץ להשתמש בקובץ הייבוא לדוגמא של EasyDo על מנת להבטיח תקינות של הפעולות המפורטות במדריך זה.
ייבוא עובדים
יש לשים לב לדגשים הבאים טרם ביצוע ייבוא העובדים:
- מומלץ להתאים את קובץ הייבוא לקובץ ייבוא לדוגמא של EasyDo, קובץ הדוגמא מכיל עמודות עם שמות אותם המערכת יודעת לזהות ולהתאים לשדות העובד
- על קובץ ייבוא העובדים להכיל רק גליון אחד
- על כל רשומה של עובד\ת בקובץ הייבוא להכיל מספר טלפון או כתובת דוא"ל
- יש לוודא כי לכל עובד\ת מעודכנת תעודת זהות תקינה
- יש לוודא כי בקובץ לא קיימים כפילויות של מספרי טלפון, כתובות דוא"ל או מספרי תעודות זהות
- עדיף להסיר רשומות עובדים שכבר קיימות במערכת לצורך המנעות משגיאות
הורדת והכנת קובץ ייבוא מותאם
לצורך ייבוא עובדים למערכת מקובץ מותאם אישי, יש ראשית להוריד את קובץ האקסל המותאם מתוך מערכת EasyDo. את קובץ הייבוא ניתן להוריד מחלון הייבוא לאחר פתיחתו מתפריט הפעולות האפשריות במסך העובדים במערכת.
- התחבר\י למערכת עם המשתמש שלך
- בתפריט הניווט הצדדי, גש\י אל אזור מאשבי אנוש ולאחר מכן אל אזור עובדים בתת-התפריט
- במסך זה, לחץ\י על כפתור פעולות הנמצא בצד שמאל למעלה של המסך
- ברשימת האפשרויות שתפתח, בחר\י באפשרות ייבא
- בחלון הייבוא שיפתח, לחץ,י על כפתור קובץ ייבוא לדוגמא המופיע בפינה שמאלית עליונה של החלון
כעת יש להכניס את פרטי העובדים אל הקובץ בהתאם לדגשים הרשומים מעלה ולעבור לשלב ביצוע הייבוא בפועל
ייבוא עובדים מקובץ מותאם
על מנת לבצע ייבוא עובדים יש לבצע את הפעולות הבאות:
- התחבר\י למערכת עם המשתמש שלך
- לחץ\י על האפשרות משאבי אנוש בתפריט הניווט הראשי בצד המסך ולאחר מכן על האפשרות עובדים בתת-התפריט
- בעמוד ניהול העובדים לחץ\י על האפשרות פעולות בצד השמאלי העליון
- לחץ\י על האפשרות ייבא
- בחלון הייבוא אשר נפתח יש ללחוץ על הלשונית ייבוא מקובץ
- כעת יש לבחור את קובץ העובדים אותו ברצונך לייבא
- לאחר בחירת הקובץ, יש לוודא כי תחת ההגדרה אשר שואלת האם לבצע עדכון עובדים נבחרה האפשרות לא לעדכן עובדים קיימים ולאחר מכן ללחוץ על כפתור ייבא
חשוב: יש לשים לב להגדרות הקיימות תחת פעולות בסיום הייבוא ולבצע בחירה בהתאם לצורך
פעולות בסיום הייבוא
ניתן להפעיל את הפעולות הבאות אשר יבוצעו לאחר ייבוא העובדים
שלח קישור להגדרת סיסמא – פעולה זו תשלח לכל העובדים אשר יובאו קישור להגדרת הסיסמא הראשונית שלהם, סיסמא זו תשמש את העובדים בעת התחברות לפורטל העובד האישי שלהם.
דרוש מילוי 101 בהתחברות – פעולה זו תשלח לכל העובדים אשר יובאו קישור למילוי טופס 101, אם אפשרות זו לא סומנה ניתן יהיה לשלוח טופס 101 במרוכז לכלל העובדים בפעולה ייעודית.
בצע תהליך קליטה – פעולה זו תיזום לכל העובדים אשר יובאו תהליך קליטה בו יידרשו למלא את פרטי הכתובת שלהם, פרטי חשבון בנק ופרטים נוספים בהתאם להגדרות הקליטה אשר הוגדרו לחברה.
מעטפת קליטה – אפשרות זו תאפשר להגדיר מעטפת קליטה אשר תישלח לכל העובדים אשר יובאו
התאמת מידע מקובץ לשדות עובד
לאחר בחירת קובץ הייבוא עליך להתאים את המידע מהעמודות בקובץ הייבוא לשדות אשר קיימים בפרופיל העובד במערכת, במידה וקובץ העובדים תואם לקובץ התבנית של EasyDo המערכת תזהה את כלל העמודות, במידה ועמודה כלשהי אינה זוהתה כראוי ניתן ללחוץ על שם העמודה ולהגדיר את סוג המידע אשר מיובא מעמודה זו.
שים לב: במידה ועובד מיובא עם דרכון ולא ת.ז יש להזין את סוג התעודה המזהה הנכון בעמודה 'סוג תעודה מזהה'
מסך סיכום הייבוא ופירוט שגיאות
לאחר שהסתיים הייבוא המערכת תציג חלון אשר מציע סקירה על פעולות הייבוא, במסך זה יופיעו גם התראות שונות במידה והמערכת נתקלה בקושי כלשהו בייבוא עובד זה או אחר. ניתן לסגור חלון במידה וייבוא כולו בוצע בהצלחה
ייתכן ובמהלך ייבוא העובדים המערכת תיתקל בשגיאה כלשהי או לא תצליח לייבא עובד מסוים, במקרה זה המערכת תציג את אחת מהשגיאות הנ"ל:
- לא בוצע שום שינוי – עובד עם הפרטים הללו (ת.ז\טלפון\דוא"ל) כבר קיים במערכת ובקובץ הייבוא לא נמצא מידע חדש לעדכן לגבי עובד זה
- שגיאת validation – המערכת לא הצליחה לאתר בקובץ הייבוא טלפון\דוא"ל תקין אשר ניתן לייבא
עדכון עובדים מקובץ
ניתן לבצע עדכון גורף של עובדים באמצעות ייבוא קובץ המכיל את המידע אותו יש לעדכון בפרופיל של כל עובד ופרט מזהה נוסף של העובד אשר יהיה קיים בעמודה שלפיה המערכת תייצר השוואה. בעת ביצוע הייבוא המערכת תסרוק את עמודת ההשוואה שתוגדר ותתאים אותה אל מול רשומת עובד קיים במערכת. לאחר ביצוע ההתאמה בין שורה בקובץ ורשומת עובד, כל מידע נוסף אשר מופיע בקובץ העדכון, ייכנס תחת פרטי העובד.
שימו לב –
במידה וקיים בקובץ הייבוא מידע אשר מיועד להכנס אל שדה בו כבר קיים מידע תחת העובד, המידע החדש ידרוס את המידע הישן ויחליף אותו!
התאמת קובץ עדכון עובדים
תחילה יש לבצע הורדה של קובץ הייבוא המותאם ממערכת EasyDo, כאשר קובץ זה מחיל בתוכו את עמודות המידע הניתנות לייבוא ועדכון עובדים ובין היתר יחיל גם עמודות בהתאם לשדות מותאמים אישית שהוקמו לעובדים במידה ויש כאלו במערכת. את הורדת הקובץ ניתן לעשות מחלון הייבוא עצמו, בהתאם להוראות המופיעות בתחילת מדריך זה.
בקובץ הייבוא עלינו תחילה להגדיר איזה עמודה תשמש אותנו לצורך ההשוואה, כאשר האפשרויות הן –
- דוא"ל
- מס' נייד
- מזהה חיצוני
- ת.ז
- מזהה בתוכנת שכר
כלומר, לאחר בחירת העמודה בהתאם לשיקול דעתנו – עלינו לקחת בחשבון שכל מידע נוסף בשורת העובד למעט המידע באותה העמודה יעבור עדכון בפרטי העובד!
לדוג' – בחרנו שעמודת ההשוואה תהיה דוא"ל, ועבור רשומת עובד בקובץ מופיעים גם מס' נייד ות.ז. ופרטים אחרים נוספים. לאחר ביצוע העדכון – מס' הנייד ות.ז. העובד ישתנו בהתאם למה שהופיע בקובץ!
עמודות ללא מידע בהם – לא יעברו עדכון והמידע הקיים בהם במידה וקיים יישמר כשהיה. לכן, מומלץ בקובץ העדכון, להכניס את הפרטים בעמודת ההשוואה שנבחרה ובעמודות המידע אותם אנו מעוניינים לבצע עדכון בלבד!
ביצוע עדכון עובדים
על מנת לבצע עדכון מידע עובדים מקובץ יש לבצע את הפעולות הבאות:
- התחבר\י למערכת עם המשתמש שלך
- לחץ\י על האפשרות משאבי אנוש בתפריט הניווט שבצד המסך ולאחר מכן באפשרות עובדים בתת-התפריט
- בעמוד ניהול העובדים לחץ\י על האפשרות פעולות בצד השמאלי העליון
- לחץ\י על האפשרות ייבא
- בחר\י את קובץ העדכון שהוכן בשורה הראשונה לבחירת קובץ בחלון שנפתח
- יש לבחור תחת ההגדרה השואלת על ביצוע עדכון באפשרות עדכון רשומות של עובדים קיימים
- בשורת ההגדרה השואלת על אופן זיהוי העובד, יש לבחור בערך שהוגדר עבור עמודת ההשוואה
- לחץ\י על כפתור ייבא המופיע בפינה התחתונה של החלון
משלב זה, התנהגות המערכת זהה להתנהגות בעת ייבוא עובדים מקובץ מותאם וניתן לעקוב אחר שלבי התהליך בחלקים המופיעים בתחילתו של מדריך זה.
החלקים המדוברים הם –
1.3 – פעולות בסיום הייבוא
1.4 – התאמת מידע מקובץ לשדות עובד
1.5 – מסך סיכום הייבוא ופירוט שגיאות
