פרופיל מועמד
פרופיל המועמד מרכז במקום אחד את כל המידע על מועמד – פרטי קשר, קורות חיים, הערות, ממליצים והפעילות שלו – ואת מצבו בתהליך הגיוס. פותחים אותו בלחיצה על כרטיס מועמד בלוח הפייפליינים או על שורה במאגר המועמדים. כדי לצפות בפרופיל נדרשת הרשאת צפייה, ולביצוע פעולות נדרשת גם הרשאת הגדרה – ראו סקירה כללית של מודול הגיוס.
מבנה הדף
- בצד ימין – פרטי המועמד: שם המועמד; מתחתיו שם המשרה שאליה שויך (קישור למשרה), אחוז התאמת AI ומקור ההגשה (למשל "הוגשה דרך אחר"); הכפתורים שליחת אימייל, עריכה (עיפרון) ותפריט ⋮; פרטי הקשר (מיקום, תושבות, אימייל, טלפון, לינקדאין ופייסבוק); ופאנל סיכום AI.
- לשוניות: סקירה, קורות חיים, הערות, ממליצים ופעילות.
- בצד שמאל – מצב בתהליך: כרטיס המשרה שאליה המועמד שויך, ומתחתיו כרטיס משימות פתוחות.
שימו לב: אחוז התאמת ה-AI לא מופיע מיד עם השיוך למשרה. הוא מופיע לאחר זמן קצר, ולעיתים יוצג רק לאחר רענון הדף.
עריכת פרטי מועמד
לחצו על סמל העיפרון שליד שם המועמד כדי לפתוח את החלון עריכת פרטי מועמד. אפשר לערוך: תמונה (PNG או JPG, עד 5MB), שם פרטי ושם משפחה (שדות חובה), תושבות, מיקום, אימייל, טלפון, וקישורים ללינקדאין ולפייסבוק. אם מספר הטלפון אינו תקין, לא ניתן לשמור.
בתחתית החלון נמצאים שדות שנשמרים לכל משרה בנפרד, תחת הכותרת "עבור משרה זו": שנות ניסיון, ציפיות שכר (₪) ומקור המועמדות. אותו מועמד יכול לקבל ערכים שונים בכל משרה שאליה הוא משויך – העריכה חלה על המשרה שמוצגת כרגע בפרופיל.
שליחת אימייל או SMS
לחצו על שליחת אימייל (או על החץ שלצדו לשליחת SMS). בחלון שנפתח אפשר לבחור תבנית (ברירת המחדל: ללא), ולמלא נושא והודעה. הקישור מעבר לתבניות מוביל לניהול התבניות. לחצו על שלח לשליחה. שליחת SMS צורכת הודעות ממכסת ה-SMS של החברה.
כרטיס המשרה והעברה בין שלבים
הכרטיס בצד שמאל מציג את שם המשרה, ומתחתיו:
- מעבר ל[השלב הבא] – מעביר את המועמד לשלב הבא. בחלון האישור יוצג שהמועמד לא יקבל התראה, ולחיצה על מעבר מאשרת.
- דחייה – נפתח חלון "לדחות את [שם המועמד]?" עם שדה הערה ושלוש אפשרויות: דחייה בלבד, דחייה וכתיבת מייל (אחרי הדחייה נפתח חלון לכתיבת מייל דחייה למועמד) וביטול.
- ציר השלבים – כל שלבי הפייפליינים של המשרה, עם שם האחראי בכל שלב ותאריך הכניסה לשלב הנוכחי.
את אותן פעולות אפשר לבצע גם בגרירת כרטיס בלוח הפייפליינים.
מועמד בכמה משרות
אפשר לשייך את אותו מועמד לכמה משרות במקביל. כשיש יותר משיוך אחד, מתחת לשם המשרה מופיעה השורה "מעורב גם במשרה אחת נוספת" (או "גם ב-N משרות נוספות"). לחיצה עליה פותחת רשימה של המשרות האחרות, עם השלב הנוכחי בכל אחת, ובחירה במשרה מעבירה את כרטיס המשרה, התאמת ה-AI ופרטי המשרה לשיוך שנבחר – באותו דף, בלי לטעון אותו מחדש. בתחתית הרשימה אפשר לשייך את המועמד למשרה נוספת (שיוך למשרה).
כשמועמד נדחה ממשרה, השיוך שלה עובר לכרטיס מועמדויות קודמות, שמופיע מתחת לכרטיס המשרה ומציג את שם המשרה והתאריך.
לשוניות הפרופיל
- סקירה – ניסיון תעסוקתי, השכלה, מיומנויות ושפות. במועמדים שנוצרו מהעלאת קורות חיים, חלק מהשדות האלה עשוי להישאר ריק או לא מפורט, גם אם הפרטים מופיעים בקובץ. סיכום ה-AI בראש הפרופיל נוצר מקורות החיים ועשוי להתעדכן לאחר השיוך למשרה.
- קורות חיים – קובץ קורות החיים עם תאריך ההעלאה. אפשר להוריד אותו, למחוק אותו או להעלות קורות חיים חדשים (העלאת קורות חיים).
- הערות – הערות פנימיות של הצוות. כתבו הערה ולחצו על הוספת הערה, או צרפו קובץ בצירוף קובץ. כל הערה מציגה את שם הכותב, תפקידו במשרה (למשל "מגייס") והשעה, וההערות מקובצות לפי תאריך. ליד הערה שכתבתם מופיעים סמלי עריכה ומחיקה. בחלון "למחוק את ההערה?" מוצג שההערה והקבצים המצורפים אליה יימחקו לצמיתות ולא ניתן לבטל את הפעולה.
- ממליצים – העלאת מסמכי המלצה (העלאת קובץ).
- פעילות – ציר זמן של פעולות במועמד, מהחדשה לישנה, עם התאריך והשעה, ופירוט המשרה ומי ביצע את הפעולה. לדוגמה: "שויך למשרה" ו"הועבר לנדחים".
משימות
בכרטיס משימות פתוחות לחצו על הוספת משימה ומלאו בחלון "יצירת משימה חדשה": נושא, נמען (ברירת מחדל: ללא), תיאור, תאריך יעד (ברירת מחדל: היום), קטגוריה וקבצים, ולחצו על שמירה.
חסימת מועמד
בתפריט ⋮ שבראש הפרופיל בחרו העברת מועמד לרשימה השחורה, מלאו סיבה ואשרו – כמו במאגר המועמדים. בפרופיל של מועמד חסום מופיע פס אדום עם ההודעה "המועמד נמצא ברשימה השחורה – לא ניתן להגיש מועמדות או לשייך למשרות" ותאריך החסימה, והכפתור החזרה מהרשימה השחורה. במקום כרטיס המשרה מוצג הכרטיס "שיוך למשרות חסום". אפשר עדיין לשלוח למועמד חסום אימייל.