התראה בסיום מילוי - תבנית
מדריך זה מסביר על אפשרויות הגדרת ההתראות הנשלחות בסיום תהליך מילוי/חתימת מסמך במערכת EasyDo, עבור תהליכי שליחה שונים: מסמך מזדמן, תבניות ומעטפות. הגדרות אלו קובעות האם, למי, וכיצד תישלח התראה לאחר השלמת התהליך.
עקרונות כלליים של התראות בסיום תהליך
מטרה: התראות אלו נועדו ליידע גורמים רלוונטיים (כגון שולח המסמך, מנהלים או כתובות מייל מוגדרות) על השלמה מוצלחת של תהליך מילוי/חתימה.
תזמון: התראה בסיום תהליך תישלח רק לאחר שכל הנמענים בתהליך סיימו את חלקם במילוי/חתימה של המסמך/ים.
הגדרות התראה בסיום תהליך עבור "תבנית"
עבור תהליכים המבוססים על תבניות, קיימת גמישות רבה יותר בהגדרת ההתראות בסיום.
גישה להגדרות:
נווטו אל מסך "תבניות" ובחרו את התבנית הרצויה לעריכה.
בעורך התבניות, בסרגל העליון, לחצו על לשונית "הגדרות תבנית".
בתוך "הגדרות תבנית", ישנו תפריט צדדי. יש לבחור באזור "הגדרות תבנית" (האפשרות השנייה מלמעלה).
אפשרויות הגדרה באזור "הגדרות תבנית":
"שליחת העתק בסיום המילוי":
הגדרה זו מוצגת כשדה רשימה שהוא גם שורת כתיבה/חיפוש. לחיצה עליו פותחת רשימה הכוללת את האפשרויות "אל תשלח", "שלח העתק לשולח", וכן רשימה של כל הפרופילים הקיימים במערכת.
- שלח העתק לשולח: ההתראה תשלח אל כתובת המייל המוזנת תחת פרופיל המשתמש הביצע את שליחת התבנית.
- בחירת פרופיל מהרשימה: ניתן ללחוץ על שם של פרופיל כדי לבחור בו, או להתחיל להקליד את שמו בשורת הכתיבה כדי לאתר אותו בקלות.
כתובת המייל אליה תשלח ההתראה, היא כתובת המייל המוזנת תחת הפרופיל הנבחר. - הוספת כתובת דוא"ל סטטית: ניתן להזין כתובת דוא"ל מלאה בשורת הכתיבה. לאחר ההזנה, תופיע מתחת לשורה אפשרות "צור חדש". יש ללחוץ על "צור חדש" כדי לקבע את הכתובת כיעד לקבלת ההתראה.
"שלח העתק בדוא"ל לנמען ראשי":
ברירת מחדל: "אל תשלח".
הפעלה: אם מופעל, תישלח התראה גם לנמען הראשי באמצעות דואר אלקטרוני או מסרון (SMS) אשר מנצל ממכסת המסרונים במערכת.
התאמת עדכון בסיום מילוי מסמך מתבנית
על מנת לשנות את תוכן העדכון אשר נשלח במילוי מסמך יש לבצע את הפעולות הבאות:
- התחבר\י למערכת עם המשתמש שלך
- בתפריט הניווט בצד ימין לחץ\י על האפשרות 'מסמכים'
- בתת-תפריט שיופיע, יש ללחוץ על 'טפסים'
- לחץ\י על אייקון שלוש הנקודות המופיע עבור התבנית הרצויה
– בתצוגת קוביות, האייקון יופיע בפינה השמאלית התחתונה של קובית התבנית
– בתצוגת רשימה, האייקון יופיע בקצה השמאלי של שורת התבנית - בתפריט שיפתח, יש לבחור באפשרות 'הגדרות'
- בתפריט הניווט בצד ימין יש ללחוץ על האפשרות 'התאמת עדכון מילוי'
- במסך זה ניתן לרשום טקסט מותאם בכותרת הדוא"ל וטקסט מותאם בגוף הדוא"ל
- ניתן גם להוסיף מידע אשר מולא בשדות השונים, ע"י הקשת '\' ובחירת השדה הרלוונטי
- לשמירת הנוסח החדש יש ללחוץ על הכפתור 'שמירה' הכחול בחלק השמאלי התחתון
- לסיום יש ללחוץ על כפתור 'סיום' בחלק השמאלי העליון של המסך
