התראה בסיום מילוי - תבנית
מדריך זה מסביר על אפשרויות הגדרת ההתראות הנשלחות בסיום תהליך מילוי/חתימת מסמך מתבנית במערכת EasyDo. הגדרות אלו קובעות האם, למי וכיצד תישלח התראה לאחר השלמת התהליך.
עקרונות כלליים של התראות בסיום תהליך –
מטרה: התראות אלו נועדו ליידע גורמים רלוונטיים (כגון שולח המסמך, מנהלים או כתובות מייל מוגדרות) על השלמה מוצלחת של תהליך מילוי/חתימה כולל שליחת העתק המסמך.
תזמון: התראה בסיום תהליך תישלח רק לאחר שכל הנמענים בתהליך סיימו את חלקם במילוי/חתימה של התהליך.
הגדרות התראה בסיום תהליך מתבנית
עבור תהליכים המבוססים על תבניות, קיימת גמישות רבה יותר בהגדרת ההתראות בסיום לעומת בעת שליחת מסמך מזדמן.
גישה להגדרות:
נווטו אל מסך טפסים בתת התפריט לאחר בחירה בתבניות ובחרו את התבנית הרצויה לעריכה.
בעורך התבניות, בסרגל העליון, לחצו על לשונית הגדרות.
בתוך ההגדרות, ישנו תפריט צדדי. יש לעבור אל אזור הגדרות מסמך
אפשרויות הגדרה באזור הגדרות מסמך:
שלח העתק בסיום (CC):
הגדרה זו מוצגת תחילה ככפתור הזזה שברירת המחדל עבורו היא כבוי, כאשר לאחר הדלקת כפתור ההזזה, יופיע שדה רשימה שהוא גם שורת כתיבה/חיפוש. לחיצה עליו פותחת רשימה הכוללת את האפשרויות ללא עדכון, שליחת העתק לשולח וכן רשימה של כל הפרופילים הקיימים במערכת.
- שליחת העתק לשולח: ההתראה תשלח אל כתובת המייל המוזנת תחת פרופיל המשתמש הביצע את שליחת התבנית.
- בחירת פרופיל מהרשימה: ניתן ללחוץ על שם של פרופיל כדי לבחור בו, או להתחיל להקליד את שמו בשורת הכתיבה כדי לאתר אותו בקלות.
כתובת המייל אליה תשלח ההתראה, היא כתובת המייל המוזנת תחת הפרופיל הנבחר. - הוספת כתובת דוא"ל סטטית: ניתן להזין כתובת דוא"ל מלאה בשורת הכתיבה. לאחר ההזנה, תופיע מתחת לשורה אפשרות צור חדש. יש ללחוץ על אפשרות זו כדי לקבע את הכתובת כיעד לקבלת ההתראה.