מילוי תבנית כטופס דיגיטלי
מדריך זה מסביר על הגדרת "מילוי כטופס דיגיטלי", המהווה הגדרת מילוי בתבניות EasyDo. הגדרה זו מאפשרת לשנות את חווית מילוי המסמך עבור הנמען, ולהפכה מתצוגת PDF סטנדרטית לשאלון מודרך ופשוט יותר.
מהו "מילוי כטופס דיגיטלי" ומתי להשתמש בו?
"מילוי כטופס דיגיטלי" היא הגדרה בלשונית "הגדרות מילוי" שבתבנית. כאשר הגדרה זו מופעלת, הנמען לא יראה את קובץ ה-PDF עצמו בזמן מילוי המסמך, אלא יוצגו לו רק השדות למילוי, בסדר מוגדר, כמעין שאלון דיגיטלי מודרך.
מתי להשתמש בהגדרה זו?
במסמכים עמוסים: כאשר קיימים שדות רבים בצפיפות יחסית על גבי המסמך.
כדי להקל על הנמען: כאשר רוצים לפשט את תהליך המילוי ולהפוך אותו לידידותי יותר למשתמש.
לשדות קטנים ומרובים: במקרים בהם ריבוי שדות במיקום קטן עלול לבלבל.
הפעלת והגדרת "מילוי כטופס דיגיטלי" בתבנית
ההגדרה מבוצעת במסך עריכת התבנית, תחת לשונית "הגדרות תבנית" (המופיעה בסרגל העליון).
שלבי ההגדרה:
כניסה להגדרות התבנית:
ממסך "טפסים" (מסמכים > טפסים):
אתרו את התבנית הרצויה, לחצו על אייקון שלוש הנקודות ובחרו באפשרות "הגדרות".
מתוך עריכת התבנית (אם אתם כבר עורכים אותה):
בסרגל העליון של עורך התבניות, לחצו על "הגדרות תבנית".
פעולה זו תוביל אתכם ישירות לאזור "הגדרות מילוי".
הפעלת "מילוי כטופס דיגיטלי":
תחת אזור "הגדרות מילוי", אתרו את הגדרת "מילוי כטופס דיגיטלי".
הפעילו את מתג ההפעלה/כיבוי (מתג ההזזה הלבן) למצב מופעל (המתג יהפוך לירוק).
הגדרות פנימיות של "מילוי כטופס דיגיטלי" (אייקון אקולייזר):
לחצו על אייקון האקולייזר המופיע בפינה הימנית העליונה של ריבוע הגדרת "מילוי כטופס דיגיטלי". פעולה זו תפתח את ההגדרות הפנימיות.
חלוקה לשלבים:
ניתן לחלק את כל השדות במסמך לשלבים נפרדים, כאשר כל שלב יהווה "מסך" במילוי הטופס הדיגיטלי.
לכל שלב ניתן להעניק שם מותאם אישית (לדוגמה: "פרטים אישיים", "פרטי תשלום").
ניתן לגרור שדות בין השלבים השונים באמצעות הפסים האפורים המופיעים לימין כל שדה, ובכך לקבוע את סדר הופעת השאלות ללא תלות במיקומן על גבי ה-PDF המקורי.
הסתרת שדות לא חובה: שדות שאינם מוגדרים כחובה יכולים להיות מוסתרים לחלוטין מתצוגת האשף.
התאמה אישית של נראות האשף (כפתור "התאמה אישית"):
צבע רקע ראשי: בחירת צבע רקע עבור השאלון הדיגיטלי (ברירת מחדל כחול, אך ניתן לשנות לירוק, צהוב, אדום, סגול).
תצוגה מקדימה לפני שליחה: אפשרות (לנמען) לצפות במסמך המלא עם כל התשובות לפני אישור סופי ושליחה.
תמונת רקע: אפשרות להגדיר תמונה (JPEG, BMP, PNG) כרקע לשאלון הדיגיטלי במקום צבע אחיד.
סקירה קטנה: תצוגה מקדימה קטנה של מראה האשף.
שמירת ההגדרות:
לאחר סיום הגדרת "מילוי כטופס דיגיטלי" וההגדרות הפנימיות שלו, יש ללחוץ על כפתור "הפעל" (או "שמור") בתחתית חלון ההגדרות הפנימיות, ולאחר מכן על כפתור "סיום" הירוק בסרגל העורך העליון כדי לשמור את שינויי התבנית
חווית המילוי עבור הנמען עם "מילוי כטופס דיגיטלי"
כאשר נמען יקבל וימלא מסמך שתבניתו הוגדרה עם "מילוי כטופס דיגיטלי", הוא יחווה את תהליך המילוי בצורה הבאה:
הסתרת המסמך: הנמען לא יראה את קובץ ה-PDF המקורי על המסך.
מילוי שאלון: יוצגו לו רק השדות למילוי, בצורת שאלון (שאלה ותיבת תשובה/בחירה), המחולק לשלבים אם הוגדרו.
התקדמות: הנמען יתקדם בין השדות/שלבים על ידי לחיצה על כפתור "הבא".
תצוגה מקדימה (אופציונלי): אם הוגדר, יוכל הנמען לצפות בתצוגה מקדימה של המסמך המלא לפני חתימה/שליחה.
שלב החתימה וסיום: לאחר מילוי כל השדות הנדרשים, כפתור "הבא" יהפוך ל"שלח מסמך" (או שיעבור לשלב חתימה נפרד אם קיים), והנמען יסיים את התהליך.