איפוס ערך השדה
מדריך זה מסביר על הגדרת "איפוס ערך השדה" בשדות "פרטי נמען" (כתומים/צהובים) במערכת, כאשר הגדרת "אפשר מילוי שדה" מופעלת. יכולת זו נועדה לנהל את אופן שמירת הנתונים במאגר המידע במקרים בהם נמענים מוחקים מידע משדות.
מהי "איפוס ערך השדה" ומתי להשתמש בה?
"איפוס ערך השדה" היא הגדרה ייעודית לשדות "פרטי נמען". היא רלוונטית רק כאשר ההגדרה "אפשר מילוי שדה" מופעלת עבור אותו שדה, כלומר, כאשר הנמען יכול להזין או לשנות נתונים בשדה זה.
מטרת הפונקציונליות:
אבטחת איכות נתונים: מבטיחה שנתונים שנמחקו במפורש על ידי הנמען במהלך המילוי, אכן יימחקו או יתאפסו גם במאגר הנתונים של המערכת (בפרופיל איש הקשר/העובד).
מניעת בלבול נתונים: מונעת מצב שבו שדה נראה ריק במסמך חתום, אך בפרופיל הנמען עדיין שמור מידע ישן עבור אותו שדה.
תרחיש לדוגמה: נניח שלשדה "שם פרטי" מסוג "פרטי נמען" יש ערך קיים במאגר הנתונים. אם הגדרת "אפשר מילוי שדה" פעילה, הערך יוצג לנמען. במידה והנמען מוחק את הערך הזה ומסיים את המסמך כשהשדה ריק, הגדרת "איפוס ערך השדה" תקבע האם המידע יימחק גם מפרופיל הנמען במאגר הנתונים.
הפעלת הגדרת "איפוס ערך השדה"
הגדרה זו נמצאת בתוך הגדרות שדה "פרטי נמען", וזמינה רק בתנאים מסוימים.
שלבי ההגדרה:
כניסה לשלב עריכת השדות במסמך/תבנית והצבת שדה "פרטי נמען":
הגיעו לשלב עריכת השדות. בתבניות, זה קורה בכניסה לעריכת תבנית. במסמך מזדמן, זהו השלב שלאחר הגדרת הנמענים.
גררו והציבו שדה "פרטי נמען" על גבי המסמך.
הפעלת "אפשר מילוי שדה":
לחצו על שדה "פרטי נמען" שהוצב. הגדרות השדה יופיעו באזור הצדדי השמאלי של המסך.
ודאו שהמתג "אפשר מילוי שדה" מופעל (ירוק).
הפעלת "איפוס ערך השדה":
מתחת להגדרות הראשיות של שדה "פרטי נמען" (וודאו ש"אפשר מילוי שדה" פעיל), תופיע הגדרת "איפוס ערך השדה".
הפעילו את מתג ההפעלה/כיבוי (מתג הזזה לבן) למצב מופעל (המתג יהפוך לירוק).
אופן פעולת "איפוס ערך השדה" וחווית המילוי
כאשר נמען יקבל וימלא מסמך הכולל שדה "פרטי נמען" עם הגדרת "איפוס ערך השדה" מופעלת, הוא יחווה את התהליך בצורה הבאה:
הצגת מידע קיים (אם רלוונטי): אם במעמד שליחת המסמך, קיים מידע בפרופיל הנמען (בשדה מובנה במערכת או בשדה מותאם אישית), מידע זה יוצג אוטומטית בתוך שדה "פרטי נמען" במסמך.
פעולות הנמען וכיצד הן משפיעות על שמירת הנתונים (בסיום מילוי המסמך):
אם הנמען משאיר את המידע כפי שהוא (או עורך אותו למידע חדש) ומסיים את המסמך: המידע שיישאר בשדה בסיום המילוי ייכנס/יעדכן את פרופיל הנמען במאגר הנתונים.
אם הנמען משאיר את השדה ריק (ריק ממידע, או מוחק מידע קיים) ומסיים את המסמך:
עבור שדות מובנים במערכת EasyDo ושדות מותאמים אישית: המידע ששמור בפרופיל הנמען במאגר הנתונים (איש קשר/עובד) עבור שדה זה יימחק אוטומטית ויתאפס.
הערה: פעולת האיפוס מתרחשת רק בסיום מלא של תהליך מילוי המסמך. אם המסמך נמחק בעודו במצב "ממתין", האיפוס לא יתבצע, והמידע יישאר שמור בפרופיל הנמען במאגר הנתונים.
סיכום: הגדרת "איפוס ערך השדה" מאפשרת שליטה מדויקת על שמירת הנתונים בפרופילי אנשי קשר ועובדים, ומבטיחה עקביות בין המסמך החתום לבין מאגר הנתונים.
סרטון הדרכה
סרטון ההדרכה הבאה מציג את השימוש וההפעלה של היכולת במערכת בדגש על פרטים חשובים שצריך לדעת בעת שימוש וגישה אל יכולת איפוס ערך השדה.