הסרת נמענים לצורך סיום מסמך
לעיתים נוצר צורך לסיים תהליך חתימה ולהפוך את המסמך לסופי, גם אם לא כל הנמענים שהוגדרו מראש חתמו בפועל. פעולה זו נפוצה בסבבים מקביליים (למשל: נדרשות 3 חתימות והגדרנו 5 נמענים), או כאשר נמען מסוים אינו רלוונטי יותר.
כדי לעשות זאת, יש לבצע הסרה ידנית של הנמענים הממתינים מתוך חלון ניהול התהליך.
מגבלות חשובות
לפני שמתחילים, שימו לב שלא ניתן להסיר נמען במקרים הבאים:
נמען שכבר חתם: לא ניתן להסיר מהתהליך מישהו שכבר ביצע את חלקו.
נמען ראשי: לא ניתן להסיר את הנמען הראשון/הראשי שהוגדר בתהליך.
איתור המסמך
היכנסו בתפריט לאזור "כל המסמכים" (או לאזור המסמכים ש"בתהליך").
אתרו את המסמך הרלוונטי (ודאו שאתם לא מחפשים תחת "הושלמו", שכן המסמך עדיין פתוח).
לחצו על אייקון העין (צפייה/ניהול) בשורת המסמך כדי לפתוח את חלון סטטוס התהליך.
גישה למצב עריכה
בחלון שנפתח תראו את רשימת הנמענים ואת הסטטוס של כל אחד מהם.
אתרו ברשימה נמען שטרם חתם (הסטטוס שלו הוא "ממתין").
בצד שמאל של השורה שלו, תראו כפתור "שלח תזכורת" ולצידו אייקון של שלוש נקודות (…).
לחצו על שלוש הנקודות.
בתפריט שנפתח, לחצו על האפשרות "בצע שינויים".
הסרת הנמען ושמירה
לאחר הלחיצה, ייפתח חלון "הגדרת נמענים" המאפשר עריכה של התהליך:
גשו לשורת הנמען הממתין שברצונכם להסיר.
בצד שמאל של השורה, לחצו על אייקון הפח האדום.
סיום ושמירה (חשוב!): לחצו על כפתור "שמירה" בתחתית החלון.
אישור וסגירת המסמך
לאחר הלחיצה על שמירה, תקפוץ הודעת מערכת (התראה) המציינת כי "יישלחו תזכורות לנמענים".
אל דאגה: אם מחקתם את כל הנמענים הממתינים ולא נותר אף אחד שצריך לחתום – לא יישלחו תזכורות לאף אחד.
אשרו את ההודעה.
מכיוון שלא נותרו נמענים ממתינים, המערכת תזהה שהתהליך הסתיים, וסטטוס המסמך ישתנה מיד ל-"נחתם".