עבור תהליכי "שליחת מסמך מזדמן", הגדרות ההתראה קבועות יותר, אך כוללות אפשרויות תצורה ברמת החברה:

• נמען ההתראה: בסיום תהליך, נשלחת התראה אוטומטית לשולח המסמך.

• תוכן ההתראה: התראה זו כוללת עותק של המסמך החתום/ממולא כקובץ מצורף, ונשלחת לכתובת המייל המשויכת לשם המשתמש של השולח.

• יכולת שינוי: הגדרה זו היא קבועה ולא ניתנת לכיבוי.

• הגדרות ברמת החברה (המשפיעות על כלל התהליכים במערכת):

  • מיקום: הגדרות אלו נמצאות ב"הגדרות" המערכת > אזור "החתמת מסמכים".

  • "הגדרת שם הקובץ שיווצר בעת שליחת המסמך בסיום": הגדרה זו קובעת את שמו של קובץ המסמך החתום. זוהי רשימה עם שתי אפשרויות ("שם נמען + שם הטופס" או "שם הטופס" בלבד).

    • הערה חשובה: הגדרה זו יכולה להידרס על ידי הגדרות ספציפיות יותר ברמת התבנית או המעטפה (ראה הסבר על שם תהליך דינמי בהמשך).

  • "עדכון במייל כשמסמך נחתם": הגדרה זו קובעת האם יצורפו להתראה קבצים שהועלו לשדה "קובץ" במסמך. זוהי הגדרה כללית שאינה נדרסת ברמת התבנית או המעטפה.