שלח מסמך
מדריך זה מציג את הכפתור המרכזי שלח מסמך אשר מופיע בראש התפריט הראשי במערכת. מכפתור זה נוכל להתחיל תהליכים מסוגים שונים: חתימה עצמית, שליחה של מסמך מזדמן, תבנית ומעטפה, שליחה לרשימת תפוצה וסבב אישורים.
בחירת סוג התהליך
לאחר לחיצה ראשונית על כפתור שלח מסמך במערכת, נגיע אל מסך הזנקה מהירה של תהליך. במסך יוצג עבורנו אזור דרכו נוכל להעלות מסמך מזדמן חד-פעמי ורשימת 3 התבניות הראשונות שהוקמו במערכת במידה ואלו קיימות. באמצעות שורת החיפוש ביניהם, נוכל לחפש תבניות נוספות אשר אינן מוצגות.
בצד המסך, נוכל לראות תפריט אפשרויות, בו מופיעות אפשרויות התהליכים השונים אותם ניתן לבחור במקום שליחת מסמך מזדמן או תבנית.
המשך הקמת התהליך
המשך התהליך תלוי בסוג התהליך אשר נבחר לביצוע, כאשר למעט בתהליך של חתימה עצמית, השלבים הבאים זהים במהותם עבור שאר התהליכים – אך מסכיהם נראים קצת שונה.
- הגדרת נמענים – לאחר בחירת התהליך, נגיע אל שלב הגדרת ובחירת הנמענים של התהליך. בהתאם לסוג התהליך, נוכל בשלב זה להגדיר את מספר הנמענים ואת זהות הנמענים של התהליך.
- הגדרת שדות – בתהליך שליחת מסמך חד-פעמי ולאחר הגדרת הנמענים, מגיע שלב הגדרת השדות למילוי על גבי המסמך. שדות אלו מיועדים לנמעני התהליך ובהם הם מבצעים את המילוי הנדרש בהתאם לסוג השדה.
הפצת התהליך
לאחר סיום הקמת התהליך באופן מלא, נגיע אל מסך הסיכום, בו נוכל להגדיר הגדרות אחרונות הקשורות לתהליך המילוי עצמו – הנחיות למילוי, הודעת דוא"ל מותאמת אישית לנמען ועוד.
במסך זה, יופיע כפתור שליחה בפינה תחתונה של המסך, כאשר לאחר לחיצה על כפתור זה יוקם התהליך אותו בחרנו לשלוח – כאשר בהתאם להגדרות השונות ולערוץ ההתראה שנבחר, תשלח התראה לנמען התהליך עם קישור כניסה לתהליך המילוי.
בנוסף, במסך זה מופיע כפתור צור קישור ללא שליחה, המאפשר הקמה של התהליך ללא שליחת התראה כלל לנמען – כאשר את קישור המילוי שנוצר עבור התהליך נוכל להעתיק ולשלוח בצורה עצמאית באיזה ערוץ תקשורת שנבחר.