מסכי המסמכים
אזור המסמכים הוא "מרכז הבקרה" של הארגון, המאפשר מעקב הדוק אחרי כל טופס, חוזה או דוח שיצא מהמערכת. כדי להתחיל, יש ללחוץ על כפתור "מסמכים" בתפריט הראשי (מצד ימין). לחיצה זו תפתח תפריט משנה המאגד את כל הכלים לניהול התהליכים שלכם.
מסמכים בתהליך
זהו מסך הניהול הדינמי ביותר במערכת.
יכולות:
הפרדת סטטוסים: מעבר מהיר בין לשונית "הושלם" (מסמכים חתומים וסופיים) ללשונית "בתהליך" (מסמכים שטרם הסתיימו).
איתור מהיר: מנוע חיפוש חזק המאפשר למצוא מסמך לפי שם, מספר מזהה (ID), שם השולח או שם הנמען.
סינון מתקדם: שימוש בקטגוריות סינון נוספות לדיוק התוצאות.
שינוי נראות:
תצוגת תיבת דואר: מציגה רשימה בימין וחלון צפייה משמאל, מה שמאפשר לעבור בין מסמכים ולראות את תוכנם מבלי לצאת מהמסך.
תצוגת רשימה: מרחיבה את המידע המוצג בעמודות (כמו תאריכים, שמות וסטטוסים) – אידיאלי למעקב רוחבי.
תצוגת תיקיות: מאפשרת לקבץ תהליכים תחת נושאים מסוימים כדי למנוע "עומס בעיניים".
כל המסמכים
מספק מבט "על" של כל מה שקורה בארגון.
יכולות:
ריכוז כרונולוגי: צפייה בכל המסמכים בסדר זמן אחיד, ללא קשר לסטטוס שלהם (הושלם או בתהליך).
מבט היסטורי: מאפשר לראות את זרימת העבודה הכוללת בארגון מלמעלה למטה.
שינוי נראות: בדומה למסך "בתהליך", גם כאן ניתן להשתמש בכלי החיפוש והסינון העליונים כדי לצמצם את הרשימה הארוכה למידע הרלוונטי בלבד.
נשלח
מסך המיקוד האישי של המשתמש.
יכולות:
בידוד עבודה אישית: מציג אך ורק את התהליכים שהמשתמש הנוכחי יצר ושלח.
ניהול פנימי: בתוך מסך זה קיימות שלוש לשוניות משנה (הושלם, בתהליך, הכל) המאפשרות לנהל את ה"משלוחים" האישיים בצורה מסודרת.
שינוי נראות: המסך שומר על מבנה נקי שמנטרל תהליכים של משתמשים אחרים, גם אם יש למשתמש הרשאות צפייה בהם.
טיוטות
מסך "עבודות בהכנה".
יכולות:
המשכיות עבודה: ריכוז כל התהליכים שנעצרו באמצע (למשל, לפני הוספת נמענים או הגדרת שדות).
עריכה והשלמה: לחיצה על טיוטה מחזירה את המשתמש בדיוק לנקודה בה הפסיק בתהליך השליחה.
שינוי נראות: הרשימה מציגה את שם המסמך וזמן העדכון האחרון, כדי שניתן יהיה לזהות מהיכן להמשיך את העבודה.
נמחק
סל המיחזור הארגוני (למורשים בלבד).
יכולות:
בקרת מנהלים: רק מנהלים עם הרשאות מיוחדות יכולים לגשת למסך זה ולצפות במסמכים שהוסרו.
שחזור נתונים: יכולת קריטית להחזרת מסמכים שנמחקו בטעות בחזרה לתצוגה הפעילה.
שינוי נראות: תצוגה טבלאית המאפשרת זיהוי מהיר של המסמך לפי תאריך המחיקה או שם התהליך.
ממתינים לי
מרכז המשימות האישי.
יכולות:
פעולה ישירה: המסך מציג את כל המסמכים שמחכים לחתימה או למילוי של המשתמש בלבד.
קיצור דרך: כפתור "מילוי טופס" מאפשר כניסה מיידית לתהליך החתימה מבלי לחפש הודעות במייל או ב-SMS.
פתיחת והכרת חלונית תהליך
לחיצה על שורת תהליך תפתח את חלון התהליך בתוכו נוכל לראות טיוטא של מסמך ממתין, לצפות במסמך שהושלם, לבדוק את סטטוס התהליך מבחינת הנמענים שהוגדרו לו ולבצע פעולות נוספות עליהם ניתן לקרוא עוד במדריכים ספציפים.
בחלון התהליך, עבור מסמך שהושלם ניתן באמצעות אייקון ה-"וי" הירוק לשנות את הסטטוס המנהלי של המסמך.
