איך מאפשרים לנמען להוסיף הערות למסמך?
לפעמים הנמען רוצה לשאול שאלה, לבקש הבהרה או להשאיר לכם הערה תוך כדי מילוי המסמך. ההערות מאפשרות שיחה בתוך המסמך עצמו, בין הנמען לבין השולח (ובסבב החתמה גם בין הנמענים). כל הערה מקושרת למקום מסוים במסמך, כך שתמיד ברור למה היא מתייחסת.
במדריך הזה נראה איך מפעילים את האפשרות להוסיף הערות, גם במסמך שנשלח מתבנית וגם במסמך מזדמן (אד-הוק), ומי מקבל התראה כשנכתבת הערה חדשה.
תוכן עניינים
הפעלת הערות במסמך
בתבנית:
- נכנסים לעמוד תבניות > טפסים.
- נכנסים לתבנית שבה רוצים להפעיל את ההערות.
- נכנסים ללשונית ההגדרות בתבנית.
- עוברים לאזור חוויית הנמען בתפריט בצד ימין של התבנית.
- באזור חוויית הטופס מדליקים את האפשרות «הערות».
אחרי ההפעלה, לנמען תופיע אפשרות להוסיף הערה בזמן מילוי המסמך – בלחיצה על אייקון ההערות בתפריט בצד שמאל של המסך וגרירה לאזור הרלוונטי במסמך.
במסמך מזדמן (אד-הוק):
מסמך אד-הוק הוא מסמך שלא נשלח מתבנית. כאן ההגדרה נעשית פעם אחת בהגדרות החתימה:
- נכנסים להגדרות.
- עוברים להחתמת מסמכים.
- נכנסים להגדרות חתימה.
- עוברים ללשונית נמענים.
- מדליקים את האפשרות הערות על מסמכים אד-הוק.
- לוחצים על שמירת שינויים בתחתית העמוד.
הוספת הערה חדשה במסמך
- פתחו את הטופס שנשלח אליכם.
- לחצו על אייקון ההערות בתפריט שבצד שמאל של המסך.
- לחצו על המקום הרלוונטי בטופס. בתפריט בצד שמאל תיפתח תיבה להערה חדשה.
- כתבו את ההערה בתיבה שנפתחה.
- אם יש כמה נמענים, בחרו למי לשלוח את ההערה.
- לחצו על "הוסף" כדי לשלוח את ההערה.
מי מקבל התראה על הערה חדשה
כותב ההערה בוחר מול מי הוא כותב אותה, ובהתאם לכך יוצאות ההתראות.
בתהליך של נמען אחד:
התגובה היא מול שולח המסמך. רק השולח מקבל התראה על הערה חדשה שנרשמה על ידי הנמען.
בסבב החתמה:
כותב ההערה יכול לבחור:
- שכלל הנמענים בסבב, כולל השולח, יראו את ההערה – והתראות יצאו אליהם
- או רק פרופיל ספציפי אחד או יותר משאר הנמענים ו/או השולח – והתראות יצאו רק לפרופילים שנבחרו