הקמה ועדכון איש קשר משדה פרטי נמען
מדריך זה מסביר על שדה "פרטי נמען" ב-EasyDo – שדה חכם שמאפשר יצירה אוטומטית של אנשי קשר, שיוך מסמכים, וניהול נמענים מתקדם.
בנוסף, ניתן לעשות שימוש זהה ביכולת המתוארת במדריך לזה גם לטובת עדכון פרטי משתמשים במערכת (עובדים/מנהלים).
מהו שדה "פרטי נמען" ותפקידו
שדה "פרטי נמען" הוא שדה דינמי (כתום/צהוב) בעורך המסמכים של EasyDo. הוא מחבר בין מילוי מסמכים על ידי נמענים לניהול אנשי הקשר והמשתמשים במערכת.
תפקידים עיקריים:
יצירת/זיהוי איש קשר אוטומטית: המערכת יוצרת איש קשר חדש על בסיס הנתונים שמולאו, או מזהה איש קשר קיים.
שיוך מסמכים: המסמך משויך לאיש הקשר שנוצר/זוהה.
הגדרת ממלא שדות "פרטי נמען" כ"נמען ראשי": הנמען הספציפי שמילא את שדות "פרטי נמען" במסמך הוא זה שיקבל את מעמד ה"נמען הראשי" בתהליך, גם אם קיימים מספר נמענים אחרים בתהליך החתימה. מעמד זה כולל את כל ההשלכות הנלוות (פירוט בהמשך).
הצורך בשדה: ללא שדה זה, שליחת מסמכים פומביים אינה מקושרת לאנשי קשר, מה שמקשה על מעקב וניהול.
הטמעה והגדרת שדה "פרטי נמען" בתבנית המסמך
השדה מוגדר בתוך תבניות המסמכים של EasyDo, במסך "טפסים" (תחת "מסמכים" בתפריט הראשי).
שלבי ההטמעה וההגדרה:
כניסה לעורך התבנית:
נווטו אל "טפסים" דרך תפריט הניווט הצדדי: "מסמכים" > "טפסים".
בחרו תבנית קיימת או צרו חדשה.
איתור והצבת השדה:
באזור השדות בצד ימין, תחת "הוספת שדה מידע" (שדות כתומים/צהובים), אתרו את "פרטי נמען".
גררו והציבו את השדה במיקום הרצוי במסמך. ניתן להציב מספר שדות "פרטי נמען" לפרטים שונים.
הגדרות השדה – לטובת יצירת איש קשר:
"פרטי נמען ראשי": הגדרה קריטית לזיהוי או יצירת איש קשר. בחרו איזה פרט מידע (לדוגמה: שם מלא, אימייל, תעודת זהות) יישמר כחלק מפרופיל איש הקשר.
"אפשר מילוי שדה" (מתג הפעלה/כיבוי): חובה להפעיל הגדרה זו כדי לאפשר לנמען להזין נתונים חדשים או לעדכן נתונים קיימים של איש הקשר, אשר יישמרו במאגר הנתונים בסיום התהליך.
דרישות מינימום ליצירת איש קשר תקין: על מנת שהמערכת תוכל ליצור/לזהות איש קשר תקין, חובה להגדיר לפחות שני שדות "פרטי נמען" עבור:
"שם פרטי".
"כתובת דואר אלקטרוני".
הערה: שדה "שם משפחה" אינו חובה, אך מומלץ.
שמירת התבנית:
לחצו על כפתור "סיום" הירוק בעורך התבנית.
מילוי המסמך והשלכותיו
כאשר נמען ממלא מסמך עם שדות "פרטי נמען", מתבצעים תהליכי יצירת קשר ושיוך, והנמען מקבל מעמד מיוחד.
חווית המילוי לנמען:
המילוי מתבצע כרגיל.
השלמת המילוי והחתימה מסיימת את תהליך הטופס.
השלכות מעמד הנמען והגדרות התבנית:
הפיכה לנמען ראשי: הנמען שמילא את שדות "פרטי נמען" הופך אוטומטית לנמען הראשי בתהליך.
החלת הגדרות תבנית: כל הגדרות התבנית המיועדות לנמען הראשי (לדוגמה: התראות, תזכורות, אוטומציות) יופעלו עבור נמען זה.
שיוך מסמכים עתידיים וניהול אנשי קשר (הבהרה חשובה):
זיהוי ושיוך לפי אימייל: המערכת מזהה איש קשר לפי "כתובת דואר אלקטרוני" בשדה "פרטי נמען".
אימייל קיים: המסמך משויך לאיש קשר קיים.
אימייל חדש: נוצר איש קשר חדש, והמסמך משויך אליו.
שיוך מסמכים עתידיים: שיוך אוטומטי של מסמכים עתידיים יקרה רק אם גם במסמכים עתידיים:
ישולבו שדות "פרטי נמען" תואמים (שם פרטי ואימייל).
כתובת האימייל שתמולא זהה לזו הקיימת במאגר.
תוצאה וניהול במערכת
במסך "התקבלו":
רשומת השליחה תכלול כעת שם נמען משויך.
המסמך יהיה מקושר לאיש הקשר שנוצר/זוהה ו/או למשתמש.
ברשימת "אנשי קשר":
איש הקשר החדש/הקיים יימצא ברשימה.
זה מאפשר מעקב וניהול ריכוזי של מסמכים המשויכים לאיש קשר ספציפי.