החלת תבנית
במערכת EasyDo, אנו מבינים שלעיתים עליכם לשלוח מסמך ייחודי או חד-פעמי (מזדמן), אך אתם מעוניינים להשתמש ב"שכבת השדות" ובהגדרות השליחה שכבר בניתם בתבנית קבועה. יכולת ה-"החלת תבנית" מאפשרת לכם לעשות בדיוק את זה: לבצע "החלפת קובץ" רגעית, ולהלביש את המבנה של תבנית מוכרת על גבי קובץ חדש לחלוטין.
מהי יכולת "החלת תבנית"?
החלת תבנית היא פעולה מתקדמת המאפשרת למשוך שתי שכבות עיקריות מתבנית קיימת ולהחיל אותן על מסמך שהעליתם כרגע מהמחשב:
שכבת השדות: כל שדות החתימה, הטקסט, התאריך והרשימות ימוקמו אוטומטית על המסמך החדש.
שכבת ההגדרות: הגדרות סבב החתימות, שליחת העתקים אוטומטית (למשל למנהל או לנמען מסוים), דרישת קוד אימות והגדרות אבטחה נוספות.
מתי נשתמש ביכולת זו?
במקרים בהם אנו מעוניינים בשדות הקיימים בתבנית או בהגדרות המיוחדות שהוגדרו לתבנית או סביב התבנית באוטומציות. ניתן לבנות את התבנית המוחלת סביב כל מסמך גנרי, שכן מהות המסמך סביבו נבנתה התבנית אינה משנה במקרה של החלת אותה תבנית על מסמך מזדמן חדש. ניתן לבצע החלה גם רק בשביל הגדרות התבנית, כלומר ללא מיקום שדות בתבנית אותה נחיל.
להלן דוג' לסיטואציות בהם נרצה ונוכל לקבל מענה בעת החלת תבנית:
שליחת העתק אוטומטי לנמען הראשי: הגדרה שבתבנית יכולה להיות קבועה כברירת מחדל, ובשליחה מזדמנת דורשת סימון ידני בכל פעם מחדש.
שליחת העתק לפרופיל ספציפי: משיכת ההגדרה לשלוח את המסמך החתום בסיום התהליך לגורם מסוים במערכת שהוגדר מראש.
סבבי חתימה מורכבים: שימוש בסדר הנמענים והגדרת התפקידים כפי שנקבעו בתבנית.
כל הגדרה אחרת בתבנית: כגון דרישת קוד אימות, הפניה לאתר חיצוני בסיום המילוי (Redirect), או הגדרות תצוגה מיוחדות.
חוזים אישיים: יש לכם חוזה העסקה קבוע, אך לעובד ספציפי הכנתם נספח שונה. במקום להגדיר את כל השדות מחדש על הנספח, פשוט מחילים עליו את תבנית חוזה ההעסקה.
דוחות שטח: אם קיבלתם קובץ PDF חיצוני של בדיקה טכנית שבוצעה, תוכלו להחיל עליו תבנית "אישור בדיקה" הכוללת את כל חותמות האישור והגדרות הדיווח הנדרשות בארגון.
יתרונות מרכזיים
-
חיסכון בזמן: ביטול הצורך במיקום ידני חוזר של שדות על גבי מסמכים דומים.
-
עקביות ארגונית: מבטיח שכל הגדרות הדיווח שהוגדרו בתבנית יתקיימו גם במסמכים מזדמנים.
-
צמצום טעויות אנוש: מונע מצב שבו השולח שוכח להוסיף שדה חובה או נמען לסבב החתימות.
ביצוע החלת התבנית
העלאת הקובץ: התחילו בתהליך שליחה מהירה והעלו את קובץ המסמך הרלוונטי מהמחשב שלכם.
לחיצה על "החלת תבנית": במסך בחירת הקובץ, במקום ללחוץ על "הבא", לחצו על כפתור "החלת תבנית" המופיע בסרגל התחתון בצד שמאל.
איתור ובחירת התבנית: בחלון שייפתח, תראו את רשימת התבניות המוגדרות במערכת. תוכלו להשתמש בתיבת החיפוש בצד שמאל למעלה כדי למצוא את התבנית שאת השדות שלה תרצו "להשאיל".
הגדרת נמענים: המערכת תזהה את התפקידים המוגדרים בתבנית. כעת, עליכם רק להזין את פרטי הנמען הספציפי (שם ומייל/טלפון) עבור השליחה הנוכחית.
ביקורת ודיוק מיקומים: בשלב הצפייה במסמך, תוכלו לראות את השדות ממוקמים על גבי המסמך החדש. ניתן להזיז, להוסיף או למחוק שדות במידה והמיקום דורש התאמה קלה.
שליחה: המשיכו למסך הסיכום, שם תוכלו לראות שכל ההגדרות המתקדמות של התבנית (כמו שליחת העתק) כבר דולקות ומוכנות לשליחה.
חשוב לדעת: הבדלים במבנה ובמידות המסמך
תהליך החלת התבנית מתבסס על מיקומים גאומטריים (קואורדינטות) כפי שהוגדרו בתבנית המקורית. לכן, יש לשים לב לנקודות הבאות:
מידות דף: במידה והקובץ המזדמן הוא במידות שונות מהתבנית (למשל מעבר מ-A4 ל-A3), ייתכן והשדות יופיעו בהסטה מסוימת.
מספר עמודים: שדות שהוגדרו בעמוד 3 בתבנית המקורית, ינסו להופיע בעמוד 3 של המסמך החדש – אך אם המסמך החדש קצר יותר, הם לא יופיעו.
המלצה: תמיד מומלץ לעצור לרגע בשלב הצפייה במסמך ולוודא שכל שדה יושב בדיוק במקומו לפני הלחיצה על "שלח".