הגדרות תהליך מתקדמות
מדריך זה מסביר כיצד לבנות תבנית חכמה המאפשרת גמישות מקסימלית בעת השליחה. השיטה מאפשרת להחליט עבור כל נמען אילו פסקאות יופיעו במסמך ואילו יוסרו, וכן לערוך את תוכן הפסקאות בזמן אמת – כל זאת מבלי לפגוע במבנה המסמך.
התהליך מתבסס על שילוב של שלוש הגדרות: שדות מסוג פסקה עם ערך ברירת מחדל, מילוי לפני שליחה, ו-ביצוע שינויים לפני שליחה.
בניית התבנית והגדרת השדות
בשלב זה נגדיר את הפסקאות בתבנית באופן שמאפשר עריכה עתידית.
יצירת שדות טקסט: יש לגרור שדות מסוג "טקסט" למסמך עבור כל פסקה שתרצה שתופיע.
הגדרת סוג השדה: בהגדרות השדה, יש לשנות את הסוג מ-"שורת טקסט" ל-"פסקה". זה מאפשר למלל להתפרס על פני מספר שורות בצורה מסודרת.
תיאור השדה (חשוב לסדר): תן לכל שדה שם ברור ב-"תיאור שדה" (למשל: "תנאי שכר", "תנאי נסיעות"). התיאור הזה יעזור לך לזהות את הפסקה בשלב השליחה, אך לא יודפס במסמך הסופי.
הזנת התוכן (ערך ברירת מחדל): את הטקסט שיופיע בפועל במסמך (החוזה עצמו), יש לכתוב בתוך השדה "ערך ברירת מחדל".
למה? הטקסט שתכתוב כאן יופיע אוטומטית בכל שליחה, אך יהיה ניתן לעריכה.
הגדרות תבנית מתקדמות
כדי לאפשר את הדינמיות בתהליך השליחה, יש להפעיל שתי הגדרות:
יש להיכנס ללשונית "הגדרות תבנית" בסרגל העליון.
בתפריט הצדדי, יש לבחור בקטגוריה שנקראת גם היא "הגדרות תבנית" (האפשרות הראשונה ברשימה).
במסך זה, יש להפעיל את המתג "בצע שינויים לפני שליחת תבנית".
לאחר מכן, יש לגשת בתפריט הצדדי ל-"הגדרות מילוי" ולהפעיל את המתג "מילוי לפני שליחה".
יש ללחוץ על שמירה.
תהליך השליחה (התאמה אישית לנמען)
בעת שליחת המסמך ללקוח, תעבור כעת דרך שלבי עריכה שמאפשרים להתאים את המסמך ספציפית אליו:
1. שלב "הכנה לשליחה" (הוספה/הסרה)
לאחר בחירת הנמען, תגיע למסך המציג את רשימת השדות והפסקאות בתבנית.
בשלב זה ניתן למחוק פסקאות שאינן רלוונטיות לנמען הנוכחי.
יש ללחוץ על אייקון הפח המופיע על השדה הרצוי כדי להסיר אותו.
היתרון: המחיקה מסירה את הפסקה רק מהשליחה הנוכחית, והמבנה של המסמך נשמר.
לאחר סיום המחיקות, לחץ על "הבא".
2. שלב "מילוי מקדים" (עריכת תוכן ונעילה)
במסך זה תראה רשימה של כל הפסקאות שנותרו (לפי "תיאור השדה" שהגדרת).
עריכת מלל: ניתן ללחוץ ישירות בתוך תיבת הטקסט ולערוך את המלל באופן חופשי (למשל, לשנות סכומים או ניסוחים).
נעילת השדה (קריטי!): לאחר שווידאת שהטקסט תקין, חובה ללחוץ על אייקון המנעול ליד כל פסקה.
משמעות הנעילה: אם המנעול נשאר פתוח, הנמען (הלקוח) יוכל לערוך את טקסט החוזה בעצמו. נעילת השדה הופכת את הטקסט לקריאה בלבד עבור הלקוח.
סיכום
בסיום התהליך, הלקוח יקבל מסמך PDF נקי ומסודר, המכיל רק את הפסקאות שהשארת, עם המלל המדויק שערכת, וללא יכולת לשנות את התנאים שהגדרת.