איך מגדירים מועד אחרון להשלמת מילוי טופס?
כששולחים טופס למילוי או לחתימה, לפעמים חשוב שהנמען ישלים אותו עד תאריך מסוים, למשל טופס קליטה שצריך להיות מוכן לפני היום הראשון בעבודה.
בעזרת הגדרת מועד אחרון להשלמה אפשר לקבוע כמה זמן הטופס נשאר פתוח למילוי. כשהזמן עובר, המסמך מבוטל אוטומטית. המדריך מתאים למנהלי מערכת ולכל מי ששולח טפסים ב-easydo.
תוכן עניינים
הגדרת מועד אחרון קבוע לכל המסמכים בחברה
הגדרה ברמת החברה חלה על כל המסמכים שנשלחים, גם מתבניות וגם מסמכים שלא נשלחו מתבנית.
- היכנסו להגדרות.
- עברו להחתמת מסמכים > הגדרות חתימה.
- בחרו בלשונית הגדרת מסמך.
- הדליקו את האפשרות מועד אחרון להשלמה וקבעו את הזמן הרצוי.
הגדרת מועד אחרון בתבנית
אם לא הוגדר מועד אחרון ברמת החברה, אפשר לקבוע מועד אחרון קבוע לכל מסמך שנשלח מתבנית מסוימת.
- היכנסו לתבניות > טפסים.
- בחרו את התבנית ולחצו על הגדרות.
- עברו לאזור חוויית הנמען.
- באזור הרשאות שיתוף, הדליקו את האפשרות מועד אחרון להשלמה.
- קבעו כמה זמן ממועד השליחה המסמך יישאר פתוח למילוי.
את המועד שנקבע בתבנית אפשר לשנות גם בזמן השליחה וגם אחרי השליחה.
הגדרת מועד אחרון בזמן שליחת מסמך
אם לא הוגדר מועד אחרון ברמת החברה, אפשר לקבוע מועד אחרון גם בזמן השליחה, בין אם המסמך נשלח מתבנית ובין אם מדובר במסמך מזדמן.
- הכינו את המסמך לשליחה כרגיל.
- במסך האחרון של ההכנה לשליחה, לחצו על אפשרויות נוספות.
- בחרו במועד אחרון להשלמה: ללא מועד אחרון, 7 ימים, 14 ימים, 30 ימים, או מועד מותאם.
- שלחו את המסמך.
שינוי המועד אחרי השליחה
אם לא הוגדר מועד אחרון ברמת החברה, אפשר לשנות את המועד האחרון גם אחרי שהמסמך נשלח, דרך חלון התהליך של המסמך.
- היכנסו למסמכים > מסמכים בתהליך.
- עברו ללשונית בתהליך.
- פתחו את המסמך ששלחתם.
- בראש חלון התהליך מופיע פס עם התאריך שבו פג תוקף המסמך ומספר הימים שנותרו. לחצו על ערוך מועד אחרון.
- בחלון עריכת מועד אחרון להשלמה, בחרו מועד חדש: ללא מועד אחרון, 7 ימים, 14 ימים, 30 ימים, או מועד מותאם ובחירת תאריך בלוח השנה.
- לחצו על שמירה.