החלפה והסרת נמענים מתהליך
מדריך זה יסביר כיצד ניתן לבצע החלפה של נמענים או הסרה מלאה של נמענים מתהליך אשר עדיין לא הסתיים. יכולת זו מאפשרת לנו להחליף נמען בתהליכים אשר לוקחים זמן ובמהלכם היה חילוף תפקידים בחברה, או להגיע אל סיום המסמך בצורה סופית על ידי הסרת נמענים ממתינים אשר כבר אינם רלוונטים לתהליך.
מגבלות חשובות
לפני שמתחילים, שימו לב שלא ניתן להסיר נמען במקרים הבאים:
נמען שכבר חתם: לא ניתן להסיר מהתהליך מישהו שכבר ביצע את חלקו.
נמען ראשי: לא ניתן להסיר את הנמען הראשי שהוגדר בתהליך.
- מעטפה חכמה: מעטפה בה הוגדר איחוד התראות, לא ניתן לבצע בה שינויים כלל.
איתור המסמך
לחץ\י על מסמכים בתפריט הראשי ולאחר מכן לחץ\י על אזור כל המסמכים (או על לשונית בתהליך, תחת אזור מסמכים בתהליך).
אתרו את המסמך הרלוונטי על ידי חיפוש שם הנמען הראשי, שם המסמך או שם השולח.
לחצו על אייקון העין (צפה במסמך) בקצה שורת המסמך כדי לפתוח את חלון התהליך.
גישה למצב עריכה
בחלון התהליך שנפתח נוכל לראות את רשימת הנמענים ואת הסטטוס של כל אחד מהם תחת לשונית תהליך.
אתרו ברשימה נמען שטרם חתם (הסטטוס שלו הוא ממתין).
בקצה שורת הנמען, ישנו כפתור שלח תזכורת ולצידו אייקון של שלוש נקודות.
לחצו על אייקון שלוש הנקודות.
בתפריט שנפתח, לחצו על האפשרות בצע שינויים, אשר תפתח את חלון תהליך החתמה.
הסרת נמען
לצורך הסרת נמען מתהליך ולאחר פתיחת חלון תהליך החתמה:
לחצו על שורת הנמען הממתין שברצונכם להסיר.
בתוך שורת הנמען, אתר\י את אייקון הפח ולחץ\י עליו לצורך הסרת הנמען.
החלפת נמען
לצורך החלפת נמען בתהליך ולאחר פתיחת חלון תהליך החתמה:
לחצו על שורת הנמען הממתין שברצונכם להחליף.
בתוך שורת הנמען, אתר\י את אייקון האיקס האפור המופיע לצד שם הנמען ולחץ\י עליו לצורך הסרת הפרופיל שנבחר בהזנקת המסמך.
חפש\י את פרופיל הנמען הרצוי לפי שמו במערכת או על פי אמצעי התקשורת השמורים תחת הפרופיל
אישור ושמירת שינויים
לאחר ביצוע השינויים הנדרשים בחלון תהליך החתמה, יש ללחוץ על כפתור שמירת שינויים לצורך שמירה והחלת השינויים שבוצעו בנמענים, כאשר לאחר הלחיצה תקפוץ הודעת מערכת (התראה) המציינת כי "יישלחו תזכורות לנמענים".
במידה והסרתם את כל הנמענים הממתינים ולא נותר אף אחד שצריך לחתום – לא יישלחו תזכורות לאף אחד. בנוסף, כיוון שלא נותרו יותר נמענים ממתינים לתהליך, סטטוס המסמך ישתנה באופן אוטומטי לסטטוס סופי נחתם.
פרופילים אשר הוחלפו בתהליך, כן יקבלו התראה בערוץ הנבחר להתראה בחלון תהליך החתמה לאחר בחירת הפרופיל שלהם כנמען החלופי – זאת על מנת להתריע בפניהם על התהליך הקיים, כך שיוכלו להכנס אליו ולסיים אותו.
שינוי ערוץ התראה
דבר נוסף המתאפשר לביצוע דרך חלון תהליך החתמה אשר מציג את הנמענים של התהליך – הוא החלפת ערוץ התקשורת מולו ההתראות עבור התהליך נשלחות אל מול הנמען.
ניתן בחלון זה ללחוץ על שורת נמען לצורך הצגת הגדרות ערוץ השליחה ולבצע בהם שינויים בהתאם לצורך, כאשר לאחר השינוי ולאחר לחיצה על כפתור שמירת שינויים – תשלח התראת תזכורת על התהליך אל מול הנמען בערוץ התקשורת שנבחר.